La facturation électronique : Une révolution pour les entreprises belges

Formats standardisés

Les factures électroniques sont générées dans des formats structurés et standardisés, principalement le format XML (eXtensible Markup Language). Ce format permet d’organiser les données de la facture de manière cohérente et lisible par les machines. Elle facilite ainsi leur traitement automatisé par les logiciels de comptabilité.

Peppol joue un rôle crucial dans ce processus, non pas comme un format de facture en soi, mais comme un réseau de transmission sécurisé. Peppol est une infrastructure de communication standardisée qui permet l’échange interopérable et sécurisé de documents électroniques, y compris les factures, entre les entreprises et les administrations publiques à travers l’Europe.

En utilisant Peppol comme moyen de transmission, les entreprises peuvent envoyer leurs factures électroniques au format XML de manière sécurisée et standardisée. Garantissant ainsi que le destinataire pourra recevoir et traiter la facture quelle que soit la solution logicielle qu’il utilise. Et ce, sans aucune altération.

Cette standardisation assure en effet la compatibilité entre les différents systèmes et réduit considérablement les risques d’erreurs de saisie ou d’interprétation des données.

Automatisation du traitement

Grâce à l’intégration des systèmes de gestion et de comptabilité, les factures peuvent être automatiquement reçues, validées et enregistrées sans intervention humaine. Cela réduit considérablement le temps consacré aux tâches administratives et minimise les risques d’erreurs.

Traçabilité et sécurité

La facturation électronique offre une meilleure traçabilité des transactions. Chaque facture émise est enregistrée avec un horodatage, permettant ainsi un suivi précis de son statut (émise, reçue, payée). De plus, les échanges sont généralement sécurisés par des protocoles cryptographiques, garantissant la confidentialité des données.

Conformité réglementaire

Les réglementations fiscales évoluent, notamment avec l’obligation de facturation électronique en B2B en Belgique à partir de 2026. Les entreprises doivent, par conséquent, s’assurer que leurs processus de facturation respectent les normes en vigueur. Cette facturation facilite donc cette conformité en intégrant directement les exigences légales dans le flux de travail.

L’adoption de la facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises :

• Réduction des coûts administratifs : Selon des études, cette méthode de facturation pourrait réduire la charge administrative en Belgique de 3,36 milliards d’euros.
• Automatisation et efficacité : L’automatisation de l’envoi, de la réception et du traitement des factures permet de gagner un temps considérable et de réduire les erreurs humaines.
• Amélioration de la trésorerie : Un suivi plus précis des factures peut contribuer à réduire les retards de paiement.
• Conformité fiscale simplifiée : La gestion électronique facilite la collecte et le traitement des données TVA, réduisant ainsi les risques d’erreurs fiscales.
• Durabilité : En réduisant la consommation de papier, la facturation électronique contribue donc à diminuer l’empreinte carbone des entreprises.
• Sécurité et traçabilité accrues : Les factures électroniques sont envoyées et reçues de manière sécurisée, avec un suivi précis de leur statut.

N’attendez pas 2026 pour agir. Commencez dès aujourd’hui à explorer les possibilités offertes par la facturation électronique et positionnez votre entreprise en tête de cette révolution numérique.

La transition vers la facturation électronique apportera plusieurs changements positifs :

1. Standardisation : L’utilisation du format Peppol, harmonisé au niveau européen, facilitera les échanges entre entreprises.
2. Automatisation poussée : Les entreprises pourront automatiser non seulement la facturation, mais aussi d’autres flux comme la gestion des stocks et les paiements.
3. Réduction des litiges : La conformité automatique et la traçabilité des factures réduiront les risques de litiges liés à la facturation.
4. Accélération des processus : Le traitement plus rapide des factures permettra d’optimiser les cycles de paiement et d’améliorer les relations commerciales.
5. Transparence fiscale : L’adoption généralisée de la facturation électronique contribuera à réduire l’écart de TVA et à lutter contre la fraude fiscale.

La transition vers la facturation électronique transformera en profondeur les processus commerciaux, améliorant l’efficacité, la transparence et la conformité des entreprises.

La facturation électronique avec WinBooks et Logistics

WinBooks et Logistics, deux solutions comptables réputées pour les entreprises et le secteur logistique, offrent déjà des fonctionnalités avancées de facturation électronique. Ces logiciels permettent aux entreprises d’envoyer des factures et des notes de crédit par e-mail sous forme de fichiers joints, tout en gérant efficacement les spécificités de leur secteur.

Découvrez les capacités spécifiques de WinBooks et Logistics en matière de facturation électronique et préparez votre entreprise à l’obligation de 2026 :

La facturation électronique avec Exact Online

Exact Online se positionne comme une solution avancée pour la facturation électronique. Elle offre une « comptabilité No Hands », automatisant les tâches répétitives et facilitant la communication entre les comptables et leurs clients. Découvrez en détail comment Exact Online peut vous aider à vous préparer à la transition vers la facturation électronique obligatoire :