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Clearfacts : Collaboration entre fiduciaires et PME
Clearfacts est une plateforme belge de pré-comptabilisation qui digitalise la collaboration entre fiduciaires et PME. Cette solution cloud automatise la transmission de documents, la reconnaissance OCR de factures, la préparation de paiements et l’encodage comptable grâce à l’intelligence artificielle. Compatible avec Winbooks, Exact Online et autres logiciels comptables, Clearfacts réduit ainsi de 70% le temps de traitement administratif tout en améliorant la précision des données. L’objectif est simple : améliorer la collaboration entre fiduciaires et PME.
📌 Définition : Pré-comptabilité
La pré-comptabilité englobe toutes les étapes précédant la comptabilité officielle : collecte et vérification de documents, réconciliation des comptes, préparation des paiements, imputation des comptes et aussi exportation vers le logiciel comptable. Ces processus peuvent être automatisés via OCR, IA et donc le logiciels spécialisés Clearfacts.
Kyte de Clearfacts
Kyte, développé par Clearfacts, est une solution de facturation électronique. Elle est conçue pour simplifier la vie des indépendants et des petites entreprises. Grâce à son interface intuitive, vous pouvez créer et envoyer des e-factures en quelques secondes. Et, en plus, vou respectez les normes légales en vigueur. Avec Kyte, la gestion de vos factures devient rapide et efficace. Tout en vous permettant ainsi de vous concentrer sur le développement de votre activité.
Fonctionnalités principales de Clearfacts
- Transmission numérique de documents : Envoi et réception de documents en quelques clics avec stockage cloud sécurisé. Support de multiples formats et canaux de transfert.
- Reconnaissance OCR et enrichissement automatique : La technologie AIR (Reconnaissance Automatique de Factures) basée sur l’IA extrait toutes les données pertinentes (date, montant, fournisseur) en quelques secondes.
- Propositions d’écritures comptables intelligentes : L’IA génère automatiquement des propositions d’écritures comptables. Ces suggestions incluent aussi une note de fiabilité basée sur l’historique des données encodées.
- Comptabilisation rapide et précise : Vérification, correction et validation des écritures dans la Booking Factory avec intégration directe au logiciel comptable.
- Module de paiement intégré : Vue d’ensemble des factures en attente et payées, avec possibilité d’effectuer ou programmer des paiements en quelques clics. Et ce, de manière sécurisée.
- Tableau de bord en temps réel : Accès permanent aux documents, écritures comptables et indicateurs clés financiers pour une prise de décision éclairée.
Comment ça marche?
Du parcours d’obstacles à l’autoroute.
Grâce à l’application en ligne ClearFacts, vos clients et vous pourrez considérablement optimiser votre rythme de travail et collaboration entre fiduciaires et PME.
Cet outil digitalise entièrement le processus de pré-comptabilité et s’intègre facilement avec les logiciels comptables existants.
La pré-comptabilité, c’est quoi ?
Comme le terme l’indique, la pré-comptabilité englobe toutes les étapes et processus qui précèdent la comptabilité proprement dite. Cela inclut la collecte, la vérification et la validation des documents comptables, la réconciliation des comptes, la préparation et la validation des paiements, l’imputation des comptes, la tenue des journaux comptables, ainsi que l’exportation des documents comptables vers un logiciel de comptabilité, etc. En somme, c’est un travail de fond essentiel pour améliorer la collaboration entre fiduciaires et PME.
Automatisation : la technologie à votre service.
Heureusement, il est possible d’automatiser ces processus pré-comptables grâce à des technologies comme l’OCR (reconnaissance optique de caractères), l’intelligence artificielle (IA), et bien sûr, des logiciels pré-comptables avancés.
Ces outils sont vos meilleurs alliés pour la numérisation (comme pour les reçus et factures), l’optimisation et l’accélération de vos processus administratifs. Ils réduisent donc la charge de travail manuel, améliorent la précision et augmentent l’efficacité de l’encodage des données. De plus, ils facilitent grandement la collaboration avec vos clients
Arrivez à destination en suivant ces 6 étapes.
#1
Fini le papier, place à la livraison numérique.
ClearFacts permet de numériser les documents de manière rapide et simple. En effet, l’envoi et la réception se font en quelques clics, avec une variété de canaux de transfert et de formats de fichiers disponibles.
Les documents sont stockés en toute sécurité dans l’environnement cloud de ClearFacts. Grâce à son architecture ouverte, cet outil s’intègre facilement avec d’autres plateformes et logiciels.
#2
Feu vert.
Avec ClearFacts, les entrepreneurs peuvent facilement recevoir, approuver et vous envoyer, en tant que comptable, les factures d’achat.
#3
Reconnaissance & enrichissement.
Lorsqu’un utilisateur encode un document, il le classe comme une facture d’achat, une facture de vente ou un document divers. En quelques secondes, le module de reconnaissance avancée extrait alors toutes les informations pertinentes – date, nom, numéro de facture, montant, etc. – et les convertit en données numériques. Cela permet non seulement d’économiser des heures de saisie manuelle, mais aussi de réduire presque entièrement le risque d’erreur.
La reconnaissance est effectuée au cœur du système, la Booking Factory, grâce à une technologie sophistiquée utilisant la Reconnaissance Automatique de Factures (AIR) basée sur l’Intelligence Artificielle (IA). C’est un outil d’amélioration extrêmement fiable et performant.
#4
Un compta sûre, intelligente et rapide.
Clearfacts génère des propositions d’écritures comptables et attribue aussi instantanément une note de fiabilité, en s’appuyant sur un maximum de données déjà encodées.
Avec ces notes, ou niveaux de confiance – une nouvelle fonctionnalité basée sur l’IA – vous pouvez immédiatement évaluer la fiabilité des propositions. Vous pouvez ensuite les vérifier, les corriger et les valider dans la Booking Factory, après quoi l’application les prépare pour la comptabilité officielle.
Grâce à l’intégration avec votre logiciel comptable, aucune étape intermédiaire supplémentaire n’est nécessaire. Ce qui permet une meilleure collaboration entre fiduciaires et PME.
Découvrez dès maintenant l’interface de la plateforme Clearfacts destiné aux fiduciaires ou expert-comptable :
#5
Un paiement bien préparé en vaut deux.
Avec le module de paiement de ClearFacts, vous et vos clients gardez le contrôle sur les finances de l’entreprise. Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble claire des factures en attente et de celles déjà réglées. En quelques clics simples, vos clients peuvent effectuer ou programmer des paiements. Par conséquent, ce processus automatisé rend les paiements plus rapides et plus sécurisés.
#6
Une vue en temps réel des états financiers de l’entreprise.
Le tableau de bord ou portail client facilite la prise de décisions éclairées. Votre client a accès à tous les documents et écritures comptables. Les indicateurs clés et les tendances affichés sur le tableau de bord sont basés sur les données les plus récentes, garantissant ainsi que votre client et vous disposiez toujours des mêmes informations.
Pour les PME et les entrepreneurs, avoir constamment un aperçu de leurs chiffres leur permet de réagir plus rapidement et d’ajuster ainsi leur stratégie si nécessaire.
#6.1
En contact permanent avec votre client grâce à l’application.
L’application mobile Clearfacts permet à vos clients et vous de communiquer directement, à tout moment de la journée ou de la nuit. Qu’il s’agisse de demander des documents, de consulter des archives ou d’obtenir une vue actualisée des chiffres, cette application est donc une extension naturelle de votre portail client en ligne.
Pour ajouter une touche personnelle, nous pouvons intégrer votre nom et votre identité de marque dans l’application, offrant ainsi une expérience de comptabilité mobile agréable et personnalisée.
Synchronisation bidirectionnelle avec votre logiciel de comptabilité
ClearFacts n’est pas un logiciel de comptabilité à proprement parler, mais il s’intègre parfaitement avec tous les principaux logiciels comptables. Nos connecteurs garantissent un échange fluide et continu de données entre ClearFacts et votre logiciel préféré. Ce retour d’information vous permet de disposer en temps réel d’une vue d’ensemble sur les chiffres clés de vos clients.
Grâce à son API ouverte, ClearFacts peut également s’intégrer avec plusieurs logiciels populaires de CRM et de facturation, pour une meilleure collaboration entre fiduciaires et PME.
Listes de tâches et écrans d’annotation
Les listes de tâches offrent à vos collaborateurs une vue d’ensemble claire des actions à réaliser, facilitant ainsi la hiérarchisation des priorités.
Les écrans d’annotation permettent de centraliser les notes sur chaque dossier, garantissant que chacun dans votre fiduciaire ait accès aux informations les plus récentes.
Transparence dans la communication et partage d’informations sont donc les piliers d’un travail d’équipe efficace.
🔍 En résumé : Comment fonctionne Clearfacts ?
- Le client accède à ses données en temps réel via tableau de bord
- Le client PME numérise et envoie ses documents via l’application
- L’OCR et l’IA extraient automatiquement les données des factures
- Le système propose des écritures comptables avec niveau de confiance
- Le comptable valide et corrige si nécessaire via la Booking Factory
- Les données sont synchronisées avec le logiciel comptable (Winbooks, Exact, etc.)
Clearfacts en Chiffres
- 70% de réduction du temps de traitement administratif
- 99% de précision dans la reconnaissance automatique des factures
- Synchronisation bidirectionnelle avec plus de 15 logiciels comptables
- Cloud sécurisé avec hébergement en Belgique (RGPD)
- Application mobile disponible iOS et Android
- API ouverte pour intégrations personnalisées
Clearfacts vs Méthodes Traditionnelles
| Aspect | Méthode Traditionnelle | Avec Clearfacts |
|---|---|---|
| Transmission documents | Papier, email, déplacement | Numérique, cloud, instantané |
| Saisie des données | Manuelle, risque d’erreurs | Automatique OCR + IA, 99% précision |
| Temps de traitement | Plusieurs heures/jours | Quelques secondes/minutes |
| Accès aux données | Différé, sur demande | Temps réel, 24/7 via app |
| Collaboration | Téléphone, email, rendez-vous | Plateforme centralisée, notifications |
Questions fréquentes sur Clearfacts
Clearfacts est une plateforme cloud belge qui facilite la pré-comptabilité et la collaboration entre comptables et PME. Elle digitalise l’envoi de documents et automatise la reconnaissance de factures par OCR et IA. Elle s’intègre ainsi avec les principaux logiciels comptables (Winbooks, Exact Online, Odoo).
Clearfacts utilise la technologie AIR (Reconnaissance Automatique de Factures) basée sur l’IA. Lorsqu’un document est uploadé, le système extrait automatiquement toutes les données pertinentes en quelques secondes : date, montant, fournisseur, numéro de facture). Il propose ensuite des écritures comptables avec un niveau de confiance.
Non, Clearfacts n’est pas un logiciel de comptabilité mais une solution de pré-comptabilisation. Il s’intègre parfaitement avec votre logiciel comptable existant (synchronisation bidirectionnelle) via des connecteurs dédiés et une API ouverte.
Les PME profitent d’une transmission simplifiée des documents et d’une approbation rapide des factures. Cette solution prépare automatiquement vos paiements et donne un accès en temps réel à vos données financières via tableau de bord et application mobile. Le temps administratif est ainsi considérablement réduit.
Oui, Clearfacts inclut Kyte, une solution de facturation électronique conforme aux normes légales belges. Kyte permet aux indépendants et petites entreprises de créer et envoyer des e-factures en quelques secondes. Le tout en respectant les exigences réglementaires.
Les tarifs de Clearfacts sont adaptés à votre situation (fiduciaire ou PME). Nous vous invitons donc à demander une démonstration personnalisée via notre formulaire de contact. Les prix varient selon le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités choisies.
La pré-comptabilisation est l’ensemble des opérations préparatoires effectuées avant la saisie comptable définitive. Comme la collecte, la vérification et le classement des pièces justificatives (factures, notes de frais, relevés bancaires). Elle permet de catégoriser les dépenses et recettes. Mais aussi de pointer les banques et d’obtenir une vue claire de la trésorerie en temps réel. L’objectif est de faciliter ainsi le travail de l’expert-comptable tout en réduisant les erreurs.
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