Clearfacts Workflow : automatisez vos encodages comptables
En résumé :
Le module Workflow de Clearfacts permet d’automatiser le transfert des factures vers votre logiciel de comptabilité. Vous définissez des règles précises. Le système s’occupe du reste.
Résultat : moins de manipulations manuelles, moins d’erreurs, plus de temps pour l’essentiel. Cet article vous explique comment fonctionne ce module, qui peut l’utiliser et comment le configurer efficacement.
Qu’est-ce que le module Workflow de Clearfacts ?
Le Workflow est un module d’automatisation intégré à la plateforme Clearfacts. Il permet de créer des règles de traitement. Chaque facture entrant dans la plateforme est analysée automatiquement. Si elle correspond à une règle active, elle est transmise directement vers votre logiciel comptable, sans intervention humaine.
On appelle cet ensemble de règles une automatisation d’encodage. C’est donc un gain de temps concret pour les fiduciaires et comptables qui gèrent de nombreux dossiers.
Important : seuls les comptables disposant d’un profil Administrateur peuvent créer ou modifier ces automatisations.
Comment fonctionne concrètement l’automatisation des encodages ?
Dès qu’une facture arrive via le portail client, le système l’évalue. Cette évaluation dure environ 30 secondes. Pendant ce laps de temps, la facture affiche temporairement le statut « Workflow » dans la liste de travail.
Ensuite, deux situations sont possibles :
- La facture correspond à une règle active → elle est envoyée automatiquement vers le logiciel comptable et disparaît de la liste.
- La facture ne correspond à aucune règle → elle reste dans la liste de travail pour traitement manuel.
Si plusieurs automatisations sont actives, il suffit qu’une seule règle soit satisfaite pour déclencher le transfert automatique.
Quand l’encodage automatique ne s’applique-t-il pas ?
Certaines situations bloquent le traitement automatique. C’est voulu : elles nécessitent une vérification humaine. L’automatisation est suspendue dans les cas suivants :
| Situation | Raison du blocage |
|---|---|
| Facture similaire déjà existante | Risque de doublon |
| Encodage analytique récent chez ce fournisseur | Paramétrage spécifique requis |
| Remise financière appliquée récemment | Traitement particulier nécessaire |
| TVA non déductible détectée | Contrôle manuel obligatoire |
| Numérotation des factures non séquentielle | Respect de la séquence légale |
Dans ces cas, la facture reste visible dans la liste de travail. Le comptable la traite manuellement.
Comment gérer la numérotation des factures de vente dans le Workflow ?
Clearfacts peut vérifier automatiquement l’ordre de numérotation de vos factures de vente. C’est donc un filet de sécurité supplémentaire pour votre comptabilité.
Concrètement, dès qu’une facture affiche un numéro qui rompt la séquence attendue, le système la bloque. Il retient également toutes les factures suivantes jusqu’à résolution du problème. Ainsi, aucun document ne passe entre les mailles du filet.
Vous gérez ce comportement depuis les paramètres du dossier. Si vous désactivez le contrôle, les factures reprennent leur traitement normal. Une fois les documents manquants disponibles, vous pouvez redémarrer l’évaluation.
Enfin, sachez que la numérotation reste continue entre les périodes comptables. Car le moteur d’automatisation attribue toujours le prochain numéro libre, quelle que soit la période d’origine du document. Une facture ancienne traitée tardivement peut donc recevoir un numéro plus élevé qu’une facture plus récente. C’est normal et prévu par le système.
Comment créer et configurer une règle d’automatisation ?
La création d’une automatisation suit une logique simple. Voici les étapes à suivre :
- Choisissez le type de document concerné : Achats ou Ventes.
- Cliquez sur le « + » pour créer une nouvelle automatisation.
- Donnez-lui un nom explicite, puis validez.
- Configurez chaque règle via l’icône en forme de roue dentée.
- Activez ou désactivez chaque règle individuellement.
- Activez l’automatisation globale via le bouton coulissant.
Par défaut, plusieurs règles préconfigurées sont déjà disponibles. Vous pouvez les conserver, les adapter ou en créer de nouvelles.
Quels critères peut-on paramétrer dans une règle Workflow ?
Chaque règle d’automatisation se compose de plusieurs critères combinables. Voici un aperçu détaillé :
Niveau de confiance
Ce critère détermine à partir de quel degré de fiabilité une facture est transmise automatiquement.
| Niveau | Comportement |
|---|---|
| Faible | Tous les documents avec un code de validation « OK » sont transmis |
| Élevé | Seuls les documents à confiance élevée ou très élevée sont transmis |
| Très élevé | Uniquement les documents au niveau de confiance maximal |
Dossiers concernés
Vous choisissez les dossiers auxquels s’applique la règle :
- Tous les dossiers : aucune exclusion.
- Sélection manuelle : jusqu’à 50 dossiers sélectionnables via un filtre rapide.
- Groupes de clients : par regroupement préalablement défini.
- Libellés de dossier : tous les dossiers portant un libellé spécifique sont inclus automatiquement.
Fournisseur
Ce critère est réservé aux factures d’achat. Vous décidez si la règle s’applique à tous les fournisseurs ou à une sélection précise.
Montant maximum
Vous définissez un plafond. Toute facture dont le montant (en valeur absolue) dépasse ce seuil est exclue du traitement automatique. Ce montant est exprimé dans la devise du dossier concerné.
Format du document
Vous sélectionnez les types de documents acceptés par la règle :
- Tous les formats;
- UBL;
- Pdf.
Tableau comparatif : traitement manuel vs automatisation Workflow
| Critère | Sans Workflow | Avec Workflow |
|---|---|---|
| Intervention humaine | Requise pour chaque facture | Uniquement pour les cas complexes |
| Délai de traitement | Variable selon la charge de travail | ~30 secondes par facture |
| Risque d’oubli | Présent | Fortement réduit |
| Gestion des exceptions | Manuelle | Automatique avec renvoi en liste de travail |
| Profil requis | Tout comptable | Administrateur uniquement (création/modification) |
FAQ — Vos questions sur le Workflow Clearfacts
Non. Seuls les comptables disposant d’un statut Administrateur peuvent créer ou modifier des automatisations. Les autres utilisateurs bénéficient néanmoins du traitement automatique une fois les règles en place.
Elle reste visible dans la liste de travail avec son statut habituel. Le comptable la traite alors manuellement, comme avant l’activation du module.
Oui. Il faut les sélectionner, cliquer sur « Modifier » et les retraiter via le bouton orange. Les factures déjà présentes au moment de l’activation ne sont pas prises en compte automatiquement.
Jusqu’à 50 dossiers peuvent être sélectionnés manuellement dans une même règle. Pour gérer plus de dossiers, utilisez les groupes de clients ou les libellés de dossier. Ou sélectionnez l’option « Tous les dossiers ».
Oui. Clearfacts s’intègre avec plusieurs logiciels de comptabilité, dont Exact Online et WinBooks. Certaines exceptions (comme les écritures réparties) concernent spécifiquement Exact Online.
Utilisez simplement le bouton coulissant associé à l’automatisation concernée. Cela la désactive sans la supprimer. Vous pouvez la réactiver à tout moment.
Il s’agit d’un indicateur calculé par la plateforme. Il reflète la fiabilité de la proposition d’écriture générée automatiquement. Plus ce niveau est élevé, plus la facture est traitée avec certitude. Vous choisissez le seuil à partir duquel le transfert automatique se déclenche.
Oui. Si le contrôle de numérotation est activé dans le dossier, les factures hors séquence sont bloquées. Cela protège l’intégrité de votre comptabilité et évite des irrégularités dans les journaux de vente.
Conclusion : passez à la vitesse supérieure avec Clearfacts Workflow
L’automatisation des encodages comptables n’est plus réservée aux grandes structures. Grâce au module Workflow de Clearfacts, chaque fiduciaire peut gagner un temps précieux sur les tâches répétitives. Ainsi, vous concentrez votre expertise là où elle compte vraiment : le conseil et le suivi de vos clients.
Chez Polynome, nous accompagnons les fiduciaires et PME belges dans la mise en place et la configuration de Clearfacts. Car une bonne configuration dès le départ, c’est des heures gagnées chaque semaine.
→ Vous souhaitez activer le Workflow sur votre plateforme Clearfacts ? Contactez notre équipe pour un accompagnement personnalisé.
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