Exact Online : 10 fonctionnalités pour automatiser votre comptabilité

01. Écritures planifiées automatiquement

Avec Exact Online, vous pouvez planifier la génération automatique de vos écritures récurrentes, comme les opérations diverses (OD) liées aux salaires. Chaque début de mois, le logiciel enregistre l’écriture comptable selon vos paramètres prédéfinis (cotisations sociales, charges salariales, provisions, etc.). Vous n’avez plus besoin de saisir manuellement ces écritures répétitives : elles se déclenchent seules au bon moment, toujours avec les bons montants et comptes. Cette planification assure une mise à jour ponctuelle et homogène de vos comptes, tout en réduisant les risques d’oubli ou d’erreur.

02. Amortissements automatiques

Exact Online calcule et planifie vos amortissements selon vos paramètres (taux, durée, type d’immobilisation). À chaque clôture ou début de période, les écritures correspondantes s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité. Vous gagnez du temps sur le suivi de vos immobilisations et réduisez les erreurs d’oubli ou de double saisie.

Découvrez notre article dédié à la gestion des immobilisations et tableaux d’amortissement :

03. Scan et propositions d’écritures

Les factures d’achat reçues peuvent être scannées directement. Grâce à son moteur de reconnaissance et ses règles prédéfinies, Exact Online génère des propositions d’écriture complètes. Pour vos fournisseurs habituels, il associe automatiquement les bons comptes et TVA, ce qui accélère grandement la validation et libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Avec la configuration intelligente des achats, créez automatiquement des écritures à partir de propositions d’écritures complètes pour des fournisseurs prédéfini.

04. Workflow d’approbations digitalisées

Donnez de la transparence et de la rapidité à vos processus internes. Chaque facture d’achat ou note de frais suit un flux d’approbation automatisé, où vous définissez qui valide quoi. Résultat : moins de retards, plus de contrôle, et une collaboration fluide entre équipes internes ou externes (ex. expert-comptable, dirigeant, responsable financier).

Découvrez nos vidéos détaillées et explicatives sur l’approbation des factures d’achat dans Exact Online :

05. Lien de paiement intégré et enregistrement automatique

Dès envoi de la facture par e-mail, un lien de paiement sécurisé est ajouté. Votre client règle en ligne, et dès que la banque confirme l’opération, le règlement s’enregistre automatiquement dans votre comptabilité. Vous disposez ainsi d’une visibilité instantanée sur vos encours et réduisez considérablement vos délais moyens de paiement.

06. Réconciliation bancaire intelligente

Exact Online analyse vos extraits bancaires et compare les mouvements avec vos factures ou écritures comptables. Grâce aux références, aux communications structurées et à l’historique de lettrage, il rapproche automatiquement le bon paiement avec la bonne facture. Vous évitez les longues sessions de lettrage manuel, tout en fiabilisant vos flux de trésorerie.

07. Recherche avancée et corrections globales

Le module de recherche comptable vous permet de retrouver en quelques secondes n’importe quelle écriture grâce à des filtres (date, compte, montant, fournisseur, etc.). Vous pouvez ensuite exporter les pièces justificatives en un clic, ou effectuer une correction globale sur un compte comptable ou un axe analytique. Un atout précieux pour vos contrôles et vos révisions.

08. Intégration native avec Peppol

Exact Online est relié au réseau européen Peppol, la norme pour l’échange sécurisé de factures électroniques. Vous pouvez donc envoyer et recevoir des factures électroniques directement dans votre logiciel, sans re-saisie, et en conformité avec les obligations légales à venir en Belgique en 2026. Cela simplifie votre facturation et vous prépare à l’e-invoicing obligatoire.

09. Découpage automatique des fichiers PDF

Vous recevez un fichier PDF regroupant plusieurs factures ? Exact Online analyse le contenu et crée automatiquement une proposition d’écriture distincte par facture. Par exemple, un PDF contenant 10 factures génère instantanément 10 écritures, prêtes à être validées. Un gain de temps conséquent dans le traitement des factures fournisseurs.

10. Gestion des rappels clients

Avec le module de gestion des débiteurs, vous définissez un scénario de rappels (première relance douce ou suivi plus ferme). Exact Online envoie ensuite automatiquement les rappels en fonction des échéances et encours des factures. Résultat : un suivi client rigoureux, moins d’impayés, et une trésorerie mieux sécurisée.

Découvrez notre article consacré aux rappels de paiement dans Exact Online :

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