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Comment approuver les factures d’achat dans Exact Online ?

La gestion des factures, souvent chronophage, devient un processus fluide grâce aux systèmes d’approbation intégrés aux logiciels comptables. En effet, ces outils transforment la validation des documents en une routine à la fois sécurisée et efficace. Votre programme Exact Online contient ce module d’approbation pour approuver les factures d’achat.
Un mécanisme d’approbation permet de vérifier, valider et approuver les factures d’achat avant leur paiement. Chaque étape implique des contrôles, par des approbateurs spécifiques, pour garantir leur conformité.

Dans cet article, nous allons donc découvrir comment approuver les factures d’achat dans Exact Online.

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Les avantages clés de l’approbation des factures

Une précision optimisée : Grâce à des validations multiples, les erreurs de saisie ou les doublons sont évités. Les montants, dates et bénéficiaires sont ainsi scrupuleusement examinés.
Un gain de temps significatif : Les approbations se font en quelques clics, accélérant les paiements. Les délais de traitement raccourcissent également, libérant du temps pour des tâches stratégiques.
Une traçabilité complète : Chaque action (validation, rejet, modification) est enregistrée avec la date et le nom de l’utilisateur. Cette transparence facilite les audits et résout rapidement les éventuels désaccords.
Une collaboration simplifiée : Les services concernés (comptabilité, achats, direction) interagissent sur une plateforme centralisée. Les échanges donc sont fluidifiés, même en télétravail ou entre filiales.
Une sécurité financière accrue : Les risques de fraudes ou de paiements non autorisés diminuent grâce aux validations hiérarchisées. Les budgets sont ainsi protégés contre les dérives.

Module d’approbation des factures d’achat avec Exact Online

Le module d’approbation des factures d’Exact Online permet une validation hiérarchisée et mobile des factures d’achat, avec des seuils personnalisables par utilisateur. Intégré à l’application mobile, il offre donc un suivi en temps réel des demandes d’approbation et génère des propositions comptables automatisées après validation. De même, les Workflows (ou flux de travail) sont traçables, sécurisés contre les fraudes, et compatibles avec les normes européennes Peppol pour les factures électroniques.

Avec Exact Online, le module d’approbation de factures d’achat est disponible à partir de la version Exact Online Accounting Plus disposant du module No hands.

Ci-après, vous trouverez une série de courtes vidéos expliquant étape par étape, comment configurer et gérer l’approbation des factures d’achat dans Exact Online.