Créer un devis professionnel avec Clearfacts : guide complet
En résumé :
Vous cherchez à créer un devis professionnel avec votre logiciel de gestion ? Clearfacts intègre désormais un module dédié aux devis. Cet article vous explique comment l’activer, le paramétrer et l’utiliser au quotidien. Vous découvrirez aussi les différences clés entre un devis et une facture — et comment convertir l’un en l’autre en un clic.
Ce que couvre cet article :
- La définition d’un devis et son rôle dans votre gestion commerciale
- L’activation et le paramétrage du module dans Clearfacts
- Le processus de création et d’envoi d’un devis
- Les statuts disponibles et les actions associées
- Un tableau comparatif devis vs facture
Qu’est-ce qu’un devis et pourquoi est-il essentiel pour votre PME ?
Un devis, c’est une proposition commerciale chiffrée adressée à un client ou prospect. Il décrit les prestations ou produits proposés, leur prix et les conditions applicables. Tant que le client ne l’a pas accepté, aucun engagement contractuel n’existe. C’est pourquoi on peut le considérer comme un document préalable à la facture.
Le devis joue donc un rôle stratégique. En effet, il vous permet de :
- Clarifier les attentes avant tout démarrage de mission
- Sécuriser juridiquement la relation commerciale dès l’accord du client
- Professionnaliser votre image auprès de vos prospects
- Anticiper votre facturation en prépréparant les données nécessaires
Contrairement à la facture, le devis n’a aucun impact comptable tant qu’il n’est pas accepté. C’est ainsi un outil commercial pur, sans incidence sur votre TVA ou votre chiffre d’affaires déclaré.
Comment activer la fonctionnalité devis dans Clearfacts ?
L’activation est simple et rapide. Rendez-vous dans les Paramètres, puis dans la section Avancé. Activez le bouton coulissant prévu à cet effet. Dès lors, un nouvel onglet « Devis » apparaît dans le menu de navigation.
Quels paramètres configurer avant votre premier devis ?
Avant d’envoyer votre premier devis, configurez les éléments suivants :
- Logo et coordonnées : cochez les cases correspondantes pour les inclure automatiquement sur chaque devis. C’est ainsi que vos documents reflètent votre identité visuelle.
- Format de numérotation : choisissez entre plusieurs formats disponibles.
| Préfixe | Signification |
|---|---|
| Q | Quotation (anglais) |
| OFF | Offre / devis (français) |
| yyyy | Année de début d’exercice |
| YYYY | Année de fin d’exercice (défaut) |
| #### | Numéro séquentiel à 4 chiffres |
Par défaut, la numérotation démarre à 0001. Vous pouvez toutefois modifier ce point de départ si vous migrez depuis un autre système.
Période de validité : fixée à 30 jours par défaut. Cette durée détermine automatiquement la date « Valable jusqu’au » sur chaque devis. Vous pouvez bien entendu l’adapter devis par devis si nécessaire.
En-tête et notes personnalisées : ajoutez des informations propres à vos devis, différentes de celles figurant sur vos factures. C’est l’occasion d’y inclure vos conditions commerciales spécifiques.
Comment créer un devis professionnel dans Clearfacts pas à pas ?
Clearfacts vous offre trois points d’entrée pour démarrer la création d’un devis :
- Depuis la liste des devis : cliquez sur le bouton de création, comme pour une facture
- Depuis la liste des clients : les données du client se remplissent alors automatiquement
- Depuis la fiche d’un client spécifique : la référence client est également reprise sans ressaisie
Cette flexibilité est donc un gain de temps appréciable au quotidien.
Quelles sont les trois façons de sauvegarder un devis ?
Une fois votre devis rédigé, vous disposez de trois options d’enregistrement :
1. Sauvegarder et envoyer Le devis est finalisé et part directement par e-mail au client. Une fenêtre de confirmation s’ouvre pour personnaliser l’objet et le message. Le document est joint au format PDF. Le statut passe automatiquement à « Ouvert ».
2. Sauvegarder et imprimer Vous imprimez le devis pour le remettre en mains propres ou l’envoyer par courrier postal. Le statut devient également « Ouvert ». Vous pouvez aussi télécharger le PDF pour l’envoyer via votre propre messagerie.
3. Sauvegarder comme brouillon Le devis n’est pas encore finalisé. Il est enregistré provisoirement avec la date du jour. Attention : cette date est automatiquement mise à jour chaque fois que vous rouvrez le brouillon. La date de validité n’est donc définitivement fixée qu’au moment de la finalisation.
Un devis en brouillon porte toujours un filigrane visible sur le PDF. C’est ainsi que vous évitez tout envoi accidentel d’un document non finalisé.
Quels sont les statuts disponibles pour suivre vos devis ?
Le suivi des devis est facilité par un système de statuts clair, similaire à celui des factures. Voici un aperçu complet :
| Statut | Déclencheur | Action possible |
|---|---|---|
| Brouillon | Sauvegarde provisoire | Modifier, finaliser |
| Ouvert | Envoi ou impression | Relancer, accepter, refuser |
| Accepté | Confirmation du client | Créer une facture |
| Refusé | Refus du client | Archiver, copier pour révision |
| Expiré | Date de validité dépassée (automatique) | Rouvrir si délai non expiré |
Le statut « Expiré » est attribué automatiquement, sans intervention manuelle de votre part. C’est pourquoi vous n’avez pas à surveiller manuellement les délais de chaque devis.
Quelles actions pouvez-vous effectuer sur un devis ?
Depuis la liste des devis ou depuis la fiche d’un devis ouvert, plusieurs actions sont disponibles :
- Accepter : le devis passe au statut « Accepté »
- Refuser : le devis passe au statut « Refusé »
- Rouvrir : disponible tant que la date de validité n’est pas expirée
- Renvoyer au client : réenvoi du devis par e-mail via le modèle prévu
- Créer une facture : conversion automatique du devis en facture — toutes les données et lignes sont reprises. La facture mentionne en outre la référence du devis d’origine.
- Copier le devis : utile pour créer un nouveau devis sur la même base, avec un nouveau numéro
- Télécharger le PDF : pour envoi via votre propre canal e-mail
- Supprimer : suppression définitive après confirmation
Devis vs facture dans Clearfacts : quelles sont les différences concrètes ?
Voici un tableau synthétique pour bien distinguer ces deux documents essentiels :
| Critère | Devis | Facture |
|---|---|---|
| Objectif | Proposition commerciale | Demande de paiement |
| Impact comptable | Aucun | Oui (TVA, CA) |
| Engagement contractuel | Naît à l’acceptation | Confirme une transaction réalisée |
| Envoi | E-mail uniquement | E-mail ou Peppol |
| Statuts | Brouillon / Ouvert / Accepté / Refusé / Expiré | Brouillon / Envoyé / Payé / En retard |
| Conversion | Se transforme en facture | Document final |
| Filigrane « Brouillon » | Oui, tant que non finalisé | Oui, tant que non finalisé |
À noter : les devis sont envoyés uniquement par e-mail, jamais via le réseau Peppol. Ce canal est réservé aux factures. Pensez donc à personnaliser votre modèle d’e-mail devis avant le premier envoi — il doit indiquer clairement comment votre client peut accepter ou refuser votre proposition.
FAQ — Vos questions sur la gestion des devis avec Clearfacts
Activez d’abord la fonctionnalité dans les paramètres avancés. Ensuite, créez votre devis depuis la liste des devis, depuis la liste des clients ou depuis une fiche client. Les données du client se remplissent automatiquement si vous partez d’une fiche existante.
Le devis lui-même n’est pas un contrat. Cependant, dès qu’un client l’accepte, un engagement contractuel prend effet. Il est donc conseillé d’y mentionner clairement vos conditions générales de vente.
Oui. Depuis le devis finalisé (statut différent de « Brouillon »), l’action « Créer une facture » reprend toutes les données en un clic. La facture fait également référence au devis d’origine.
30 jours, calculés à partir de la date de création. Vous pouvez modifier cette durée dans les paramètres généraux ou l’ajuster manuellement pour chaque devis individuel.
Non. Les devis sont transmis uniquement par e-mail, via un modèle personnalisable. Seules les factures peuvent être envoyées via le réseau Peppol.
Oui. Clearfacts propose plusieurs formats de numérotation (préfixe Q ou OFF, année, numéro séquentiel). Vous pouvez également définir le numéro de départ si vous migrez depuis un autre outil.
Passé la date de validité, le statut passe automatiquement à « Expiré ». Aucune action manuelle n’est requise. Vous pouvez ensuite copier le devis pour en créer une version actualisée à renvoyer.
Oui. Dans les paramètres du module devis, vous pouvez joindre votre document PDF de conditions générales. Il sera automatiquement annexé à chaque devis.
Conclusion : gérez vos devis professionnellement avec Clearfacts et Polynome
Le module devis de Clearfacts simplifie toute votre gestion commerciale avant facturation. Vous créez des devis numérotés, personnalisés et traçables. Vous suivez leur statut en temps réel. Et vous les convertissez en factures sans ressaisie.
C’est donc un gain de temps réel pour les PME et indépendants belges qui souhaitent professionnaliser leur processus commercial — de la proposition initiale jusqu’au paiement.
Chez Polynome, nous vous accompagnons dans la prise en main de Clearfacts, de son paramétrage initial à la formation de votre équipe.
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Contact : +32 (0)81 84 90 66 | polynome.be/contact
Adresse : Parc Scientifique Crealys, Rue Jean Sonet 17/1, 5032 Gembloux
