Exact Online : comment extraire vos données et générer des rapports fiables ?
En résumé :
Exact Online est bien plus qu’un logiciel de comptabilité. C’est un outil de gestion commerciale complet qui vous permet de classer, d’extraire et d’exploiter vos données facilement. Grâce aux classifications et aux axes analytiques, vous organisez vos informations selon votre logique métier. Vous générez ensuite des rapports Excel directement depuis l’interface. Et si les exports natifs ne suffisent pas, Polynome vous accompagne pour aller plus loin : automatisation sur mesure, tableaux de bord Power BI, configuration complète. Cet article vous explique comment générer des rapports dans Exact Online, du plus simple au plus avancé.
Exact Online est-il un bon outil pour gérer et extraire vos données ?
Oui, et c’est même l’un de ses points forts. Exact Online est conçu pour les PME belges et néerlandaises. Il couvre à la fois la comptabilité, la facturation et la gestion commerciale. Ainsi, toutes vos données se trouvent au même endroit.
C’est pourquoi extraire des informations précises devient naturel. Vous n’avez pas besoin d’un outil tiers pour produire vos premiers rapports. Exact Online le fait nativement, en quelques clics, directement vers Excel.
Cette philosophie s’inscrit dans une logique claire : Collaboration + Automatisation = Gagner du temps. Chez Polynome, nous partageons cette vision au quotidien avec nos clients. Vous pouvez d’ailleurs en découvrir les détails dans notre article dédié : Exact Online : collaboration, automatisation et gain de temps.
En effet, un logiciel bien configuré vous fait gagner un temps précieux. Car des données bien classées donnent des rapports fiables. Et des rapports fiables permettent de meilleures décisions.
Comment générer nativement des rapports dans Exact Online ?
Exact Online intègre un système d’export natif vers Excel. C’est donc la première façon de générer des rapports, sans aucun outil supplémentaire.
Depuis chaque module — tiers, articles, comptabilité, analytique — vous appliquez vos filtres, vous sélectionnez vos colonnes, et vous exportez. Le fichier Excel est immédiatement exploitable. Vous pouvez ainsi créer des tableaux croisés dynamiques ou des graphiques directement depuis l’export.
Voici les principales sources d’export disponibles nativement :
- Liste des tiers : filtrée par classification, statut ou pays
- Transactions comptables : filtrées par période, compte ou catégorie
- Rapports analytiques : filtrés par axe, clé ou plage De/Au
- Catalogue d’articles : filtré par groupe, classification ou marge
Ces exports couvrent la grande majorité des besoins courants. C’est pourquoi ils constituent le point de départ idéal pour tout reporting dans Exact Online.
Et si les exports natifs ne suffisent pas ?
Parfois, un rapport sur mesure nécessite de croiser des données issues de plusieurs exports. Dans ce cas, Exact Online seul ne suffit plus. Il faut donc aller plus loin.
Chez Polynome, nous proposons deux niveaux de solution selon vos besoins :
1. Automatisation et regroupement de données Nous mettons en place une routine automatisée qui regroupe plusieurs exports natifs d’Exact Online. Le résultat est un fichier Excel unique, structuré exactement selon vos besoins. Vous gagnez ainsi du temps chaque semaine, sans manipulation manuelle.
2. Tableaux de bord Power BI sur mesure Pour un reporting plus visuel et plus poussé, nous connectons Exact Online à Power BI via une liaison API. Vous disposez alors de dashboards interactifs, mis à jour automatiquement. C’est pourquoi cette solution convient particulièrement aux directions financières ou aux managers qui pilotent plusieurs activités.
Dans les deux cas, Polynome vous accompagne de A à Z : analyse de vos besoins, configuration, formation et support. Car un bon reporting commence toujours par une bonne compréhension de ce que vous voulez mesurer.
Comment classer vos données dans Exact Online pour mieux les exploiter ?
Pour générer des rapports fiables dans Exact Online, il faut d’abord bien classer vos données. C’est la condition sine qua non d’un export utile. En effet, un rapport n’est pertinent que si les données qu’il contient sont correctement organisées en amont.
Exact Online propose plusieurs niveaux de classification. Chacun répond à un besoin différent. Nous les détaillons en profondeur dans notre article dédié : Classifications Exact Online : structurez vos données comptables.
Voici les grandes familles d’outils disponibles :
- Classifications des tiers : segmentez clients, fournisseurs et prospects (8 niveaux, sous-classes illimitées)
- Classifications d’administration : organisez vos entités juridiques et opérationnelles (5 niveaux)
- Classifications comptables : structurez votre plan PCMN selon les normes belges
- Classifications d’articles : gérez votre catalogue produits et services (10 niveaux)
- Groupes d’articles : automatisez l’imputation comptable à chaque transaction
Chaque classification permet un filtrage précis lors de l’export. Ainsi, vous n’extrayez que ce dont vous avez besoin. C’est pourquoi une bonne configuration initiale est essentielle. Elle détermine directement la qualité de vos rapports futurs.
Comment les axes analytiques permettent-ils de générer des rapports encore plus précis ?
Les axes analytiques sont les outils les plus puissants pour affiner vos rapports dans Exact Online. Ils sont disponibles dès la version Accounting Plus. Leur rôle est de ventiler vos écritures comptables selon des critères opérationnels : département, projet, zone géographique, point de vente…
Une contrainte existe : Exact Online limite le nombre d’axes analytiques à 2. Chaque axe contient cependant un nombre illimité de clés analytiques. C’est donc la codification de ces clés qui fait toute la différence.
Pourquoi bien coder vos clés analytiques est crucial ?
La puissance des axes analytiques repose sur la logique de vos codes. En effet, Exact Online propose une option De/Au lors de la génération d’un rapport. Elle vous permet de filtrer une plage de valeurs dans un axe. Vous indiquez simplement la première et la dernière valeur souhaitée. Exact Online sélectionne alors toutes les clés comprises dans cette plage.
C’est pourquoi une nomenclature structurée — comme les codes ISO pays, par exemple — rend ce filtre particulièrement puissant. Voici un exemple concret :
- BEW : Belgique Wallonie
- BEF : Belgique Flandre
- BEB : Belgique Bruxelles
- FR62 : France – Pas-de-Calais
- FR69 : France – Rhône
Avec l’option Position De/Au, vous configurez votre rapport sur deux niveaux de regroupement :
- Niveau 1 — Grouper par : Axe Analytique > Position De/Au 1 à 2 : Exact Online regroupe vos données par pays. Vous obtenez ainsi un bloc BE et un bloc FR.
- Niveau 2 — Grouper par : Axe Analytique > Position De/Au 3 à 4 : à l’intérieur de chaque pays, Exact Online crée un sous-groupe par région. Pour la Belgique : F (Flandre), B (Bruxelles), W (Wallonie). Pour la France : 62 (Pas-de-Calais), 69 (Rhône).
Vous obtenez donc un rapport structuré en deux niveaux. Vous visualisez les montants imputés par pays, puis par région à l’intérieur de chaque pays. Tout cela avec un seul axe analytique. C’est pourquoi la codification de vos clés est si importante : elle détermine directement la puissance de vos regroupements. Deux axes bien pensés offrent ainsi une granularité d’analyse remarquable.
C’est pourquoi nous recommandons toujours de réfléchir à votre nomenclature avant de commencer à encoder. Car modifier les codes après coup implique de reclasser toutes vos écritures existantes.
Tableau de synthèse : du classement au rapport dans Exact Online
| Outil | Rôle principal | Lien avec le reporting | Niveau de complexité |
|---|---|---|---|
| Classifications tiers | Segmenter clients et fournisseurs | Filtrage dans les exports tiers | Faible |
| Classifications articles | Organiser le catalogue produits | Filtrage dans les exports articles | Faible |
| Classifications comptables | Structurer le plan PCMN | Filtrage dans les rapports comptables | Faible |
| Groupes d’articles | Automatiser l’imputation comptable | Cohérence comptable automatique | Faible |
| Axes analytiques (De/Au) | Ventiler les flux financiers | Rapports analytiques ciblés | Moyen |
| Export natif Excel | Extraire les données brutes | Rapport immédiat exploitable | Faible |
| Automatisation Polynome | Croiser plusieurs exports | Rapport sur mesure consolidé | Moyen |
| Power BI via API | Visualisation avancée | Dashboard interactif en temps réel | Élevé |
FAQ – Comment générer des rapports dans Exact Online ?
Oui. Depuis chaque module, vous appliquez vos filtres et exportez directement en Excel. Aucun outil supplémentaire n’est donc nécessaire pour les rapports courants. C’est pourquoi c’est la solution la plus rapide pour la majorité des besoins.
Absolument. Les classifications déterminent la qualité de vos filtres et donc de vos exports. Plus elles sont précises en amont, plus vos rapports sont alors fiables. C’est pourquoi Polynome recommande toujours de les configurer dès le départ.
Non. Exact Online limite le nombre d’axes à 2. En revanche, chaque Axe accepte un nombre illimité de clés. En codifiant intelligemment vos clés — par exemple avec les codes ISO pays — vous créez alors des sous-catégories filtrables via l’option De/Au. Deux axes bien pensés suffisent donc largement.
L’option Position De/Au filtre une plage de clés analytiques lors de la génération d’un rapport. Vous indiquez simplement la première et la dernière valeur souhaitée. Exact Online regroupe alors toutes les clés comprises dans cette plage. C’est pourquoi une nomenclature cohérente — comme les codes ISO pays — rend ce filtre particulièrement puissant.
Polynome peut mettre en place une automatisation qui regroupe plusieurs exports en un seul fichier structuré. Pour des besoins plus avancés, nous connectons également Exact Online à Power BI via API. Ainsi, vous disposez de dashboards interactifs mis à jour automatiquement.
La classification sert à filtrer et analyser votre catalogue. Le groupe, lui, détermine l’imputation comptable automatique à chaque transaction. Les deux sont donc complémentaires : l’un pour l’analyse, l’autre pour l’automatisation comptable.
Oui. Lors de la création d’un rapport, vous sélectionnez les classifications souhaitées comme filtres. Vous croisez ainsi, par exemple, une classification tiers (secteur d’activité) avec une classification comptable (type de vente). C’est pourquoi les rapports peuvent être très précis et adaptés à chaque besoin.
Oui. Exact Online est conçu pour les PME et respecte donc les normes comptables belges, dont le PCMN. Il couvre la comptabilité, la facturation et la gestion commerciale dans un seul outil. C’est pourquoi il constitue une base solide pour tout reporting financier ou commercial.
Oui. En tant que partenaire certifié Exact Online, Polynome vous accompagne dans la configuration des classifications, des axes analytiques et des exports. Nous pouvons aussi développer des automatisations ou des dashboards Power BI selon vos besoins spécifiques.
Oui. Lors d’un export, Exact Online inclut les colonnes de classification dans le fichier Excel. Vous pouvez donc créer des tableaux croisés dynamiques directement depuis l’export. C’est pourquoi Excel reste le format de reporting privilégié pour la plupart des utilisateurs.
Conclusion : Structurez vos données, exportez mieux, décidez plus vite
Générer des rapports fiables dans Exact Online commence toujours par une bonne organisation de vos données. Les classifications, les groupes d’articles et les axes analytiques sont vos premiers alliés. Ils structurent vos informations et rendent vos exports immédiatement exploitables.
Pour les besoins courants, les exports natifs Excel suffisent largement. Pour des rapports plus complexes, Polynome vous accompagne : automatisation, consolidation de données ou dashboards Power BI sur mesure.
Car Exact Online est un excellent outil. Mais c’est avec un partenaire certifié que vous en exploitez tout le potentiel. Ainsi, vous gagnez du temps, vous prenez de meilleures décisions et vous pilotez votre activité avec confiance.
Vous souhaitez configurer vos classifications ou mettre en place un reporting sur mesure dans Exact Online ? Polynome est à votre disposition pour analyser vos besoins et vous proposer la solution adaptée.
Contact : +32 (0)81 84 90 66 | polynome.be/contact
Adresse : Parc Scientifique Crealys, Rue Jean Sonet 17/1, 5032 Gembloux
