Les 5 choses à faire avant d’utiliser Exact Online (optimiser le ROI)

01. Faire une démonstration de présentation du programme Exact Online avec Polynome

Exact Online est un programme complet avec de nombreuses fonctionnalités incluses dans votre abonnement. Il comporte de nombreux points forts et avantages. Toutefois, l’interface d’Exact Online peut paraitre trop complexe ( à tord ) pour quelqu’un qui ne connait pas le programme. C’est une des principales raisons pour laquelle nous vous proposons de faire gratuitement une démonstration de présentation en visioconférence. Cette démo comporte de nombreux avantages, comme :

• Expliquer et montrer les avantages d’Exact Online en terme de fonctionnalités, collaboration et automatisation.
• Expliquer l’écosystème complet d’Exact Online et son interconnectivité native.
• Démontrer les avantages que comporte l’utilisation d’Exact Online comme point d’accès Peppol pour la facturation électronique.

Lors de cette présentation, nous vous aidons également à définir vos objectifs et besoins comptables. Comme par exemple, les tâches à automatiser, le volume de factures à traiter et le nombre d’utilisateurs concernés. Nous verrons aussi les différents moyens mis en place par Exact Online pour faciliter au maximum la collaboration interne de l’entreprise mais aussi la collaboration avec votre expert-comptable ou fiduciaire.

Cette courte réunion sert principalement à identifier la formule d’Exact Online qui correspond à vos besoins. Mais elle sert aussi à planifier la migration ou l’import de vos données comptables existantes.

02. Obtenir les données nécessaires à l’ouverture d’un dossier Exact Online

Vous utilisiez un autre logiciel comptable jusqu’à présent et vous souhaitez changer pour Exact Online ? Et vous vous demandez si vous pouvez reprendre vos anciennes données comptables pour les mettre dans le nouveau logiciel de comptabilité ? Cela est en effet possible en partie et sous certaines conditions spécifiques.

En effet, on ne sait importer dans Exact Online que les 2 dernières années comptables.

Toutefois, en fonction du logiciel que vous utilisiez, nous pouvons digitaliser vos datas des anciennes années. Nous vous livrons alors des documents Excel / pdf pour que vous puissiez toujours consulter vos données. Ce qui peut être indispensable lors d’un contrôle fiscale, par exemple.

Un autre élément important à prendre en compte : lors de l’import des données dans Exact Online, nous ne pouvons pas importer les documents, les immobilisations et les analytiques de votre ancien programme.

Si vous utilisiez le programme WinBooks :

On convertit le backup WinBooks pour importer ces données dans votre administration Exact Online. Un backup WinBooks contient l’année ouverte + l’année précédente. Nous pouvons donc convertir ces données dans votre administration Exact Online.

Nous pouvons alors digitaliser le reste de vos données Archives.

Les autres conversions également disponibles :

Lors de la création d’une nouvelle administration dans Exact online, il est également possible d’importer des données depuis les programmes suivant :

• Globe
• ProAcc
• WinBooks on Web
• VERO
• BOB50
• Expert/M
• Adsolut

S’il s’agit d’un autre logiciel sans conversion possible :

En fonction des éléments exportés par le précédent logiciel de comptabilité, nous pouvons vous aider à créer des fichiers Excel contenant les éléments nécessaires pour l’ouverture d’un dossier Exact Online :

• Plan comptable
• Balance des comptes généraux
• Signalétiques client / fournisseur
• Postes ouverts client / fournisseur

03. Définir comment vous souhaitez collaborer avec votre comptable

Avec Exact Online, il y a 3 manières de collaborer avec son expert-comptable ou sa fiduciaire :

• Vous désirez uniquement les résultats sans vous préoccuper de la gestion de votre comptabilité. Votre comptable s’occupe donc de tout.
• Vous ne voulez pas gérer votre comptabilité, mais souhaitez assurer la facturation. Vous encodez alors vos factures de ventes et d’achat, dans une application web et mobile : Mon [Coach]. Tandis que votre comptable s’occupe de la comptabilité.
• Vous voulez vous charger vous-même de votre comptabilité. Par conséquent, vous définissez vous-même la répartition des taches entre votre comptable et vous.

Découvrez notre article dédié : Exact Online (PEPPOL) : L’outil idéal pour une collaboration comptable optimale :

04. Regarder les 4 vidéos tutorielles AVANT de commencer à utiliser Exact Online

Quand vous avez souscrit un abonnement chez Exact Online, vous disposez également gratuitement du support technique. Parmi tous les éléments informatifs dont vous disposez, il y a une série de 4 vidéos de 30 minutes chacune environ. Cela fait donc 2 heures de vidéos, dans lesquelles vous aurez beaucoup d’informations sur l’ensemble du programme Exact Online. Mais nous vous conseillons vivement de les regarder avant de faire quoi que soit dans le programme.

En effet, elles vous permettent de comprendre et apprendre à utiliser au mieux les différentes fonctionnalités disponibles dans le programme. Afin d’automatiser un maximum de tâches. Notamment :

• Commencer et configurer votre administration Exact Online
• Gérer et créer des écritures, des factures et des tiers (clients et fournisseurs)
• Encoder et lettrer les écritures de banques
• Établir une déclaration TVA directement dans le programme

De cette manière, vous pourrez former vos équipes et vous-même à une bonne utilisation d’Exact Online. Cela vous permettra donc de gagner du temps et donc de l’argent.

05. Configurer votre administration Exact Online dès le début

Une autre manière de gagner du temps est de bien configurer votre administration dans Exact Online dès le départ. Par exemple, lors de l’encodage d’un achat, la facture digitalisée s’affiche à gauche de votre écran, tandis que toutes les données comptables s’encodent à droite. En ayant des fiches fournisseurs complètes, Exact Online renseigne alors automatiquement l’adresse, les coordonnées bancaires, le numéro de TVA, les conditions de paiement et parfois même le compte comptable dès la sélection du fournisseur. Résultat : la majorité des informations sont préremplies, ce qui réduit considérablement la saisie manuelle et fait gagner un temps précieux au quotidien.

De plus, une configuration initiale précise des modules comme la gestion des débiteurs (rappels automatiques), les immobilisations, ou encore l’analytique permet d’automatiser davantage de tâches et de simplifier durablement la gestion financière de l’entreprise.

Nous vous invitons à découvrir nos articles détaillant ces 3 modules :

• Exact Online: Optimisez la gestion de vos rappels de paiement
• Exact Online: Gestion des immobilisations et tableaux d’amortissement
• Exact Online: gérez vos centres de coûts avec le module analytique

En complétant au maximum votre administration comptable dès le départ, vous accélérez chaque encodage et réduisez le risque d’erreurs. Vous passez alors moins de temps sur la saisie manuelle et pouvez vous concentrer sur l’essentiel : la gestion et le développement de votre entreprise.

Un départ bien organisé, le secret d’un ROI efficace et durable

Prendre le temps d’explorer, de paramétrer et de personnaliser Exact Online dès le début transforme la charge initiale en véritable investissement. En posant des bases solides, vous abordez la gestion comptable avec sérénité : vous sécurisez votre choix, automatisez la majorité des tâches et préparez votre entreprise à gagner un temps considérable à chaque étape. Quelques efforts au démarrage permettent de travailler plus efficacement, chaque jour, et d’en récolter les bénéfices tout au long de l’utilisation d’Exact Online. Chez Polynome, nous vous garantissons un démarrage soigné et bien organisé pour vous assurer un retour sur investissement pérenne.

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