Exact Online: gérez vos centres de coûts avec le module analytique

Utilisation d’un axe analytique pour une écriture d’achat

Lorsque vous enregistrez une facture fournisseur dans Exact Online, l’axe analytique permet de répartir son montant entre plusieurs centres de coûts.
On peut ainsi affecter une partie de la facture à un département et l’autre à un projet spécifique.
Cela permet de mesurer l’impact réel des achats sur chaque activité, et de conserver un suivi clair dès l’enregistrement initial.

Lier une clé analytique à un compte comptable

Pour relier une clé analytique à un compte comptable, il suffit d’ajuster ses paramètres dans le plan comptable. Ainsi, Exact Online ventile automatiquement toutes les écritures enregistrées sur ce compte selon l’axe défini. Cette méthode évite les corrections ultérieures et garantit une allocation précise des dépenses et des recettes.

Axes analytiques optionnels ou obligatoires

Dans Exact Online, vous pouvez rendre la saisie d’un axe analytique facultative ou obligatoire.

• En mode facultatif, l’utilisateur choisit de ventiler ou non ses écritures. Lors de l’utilisation de ce compte comptable dans une écriture, cette dernière peut être enregistrée, même si aucune clé analytique n’est sélectionnée.
• En mode obligatoire, aucune écriture ne peut être validée sans imputation à un axe, assurant une analyse complète et fiable.

Ce paramétrage est souvent utilisé pour garantir que certaines catégories de dépenses, comme les frais liés à des projets ou à des contrats clients, soient toujours correctement rattachées.

Historique des axes analytiques

La fonction Historique regroupe l’ensemble des affectations analytiques passées, présentées par période et par axe.
Cet historique permet alors de vérifier la cohérence de la ventilation, de détecter les imputations manquantes et de contrôler la répartition des charges et produits dans le temps.
En quelques clics, un responsable financier peut ainsi repérer d’éventuelles anomalies ou retracer l’évolution des budgets.

On obtient l’historique / le détail de toutes les lignes où les Axes analytiques ont été utilisés.

Résultats par axe analytique

La section Résultats présente un bilan détaillé par axe : charges, produits, soldes et écarts par période.
Grâce à cette vue synthétique, il devient possible d’évaluer la performance de chaque activité et de comparer les prévisions avec le réalisé.
Les tableaux ainsi produits sont exploitables directement, que ce soit pour un reporting interne ou pour préparer une réunion de pilotage.

Si on prend le Rapport : Revenu : il reprend les comptes de classe 7 (Produits). Si on prend le Rapport : Résultat : il reprend les comptes de classe 6 (Charges)

Analyse avancée

Le module Analyse va encore plus loin en offrant des outils graphiques et des rapports personnalisables.
En filtrant selon des critères spécifiques (zone, activité, période…), vous pouvez identifier rapidement les leviers de profit ou au contraire repérer des zones de surcoût.
Cet espace est particulièrement utile pour aligner la gestion opérationnelle avec la stratégie financière globale.

Il génère un rapport détaillé en fonction des caractéristiques utilisées

Approbation des factures avec axes analytiques

Le module d’approbation dans Exact Online est un système automatisé qui permet de contrôler et valider les factures avant leur enregistrement définitif. Il facilite l’organisation des flux financiers en s’assurant que chaque document est validé par les bonnes personnes selon des règles personnalisées.

Ainsi, lorsqu’une facture contient un axe analytique, le processus d’approbation vérifie automatiquement que l’imputation est correcte avant la validation finale. Ce système engage les responsables de projet ou de département dans le circuit de contrôle, garantissant que les dépenses sont bien conformes aux budgets prévus. Cette fonctionnalité renforce la sécurité et la fiabilité des données comptables.

Conclusion

En conclusion, le module analytique d’Exact Online Accounting est à la fois simple, flexible et puissant.
Il offre une visibilité accrue sur les finances, optimise le suivi des coûts et facilite la prise de décision grâce à des rapports clairs et pertinents.

Pour configurer correctement ce module et exploiter toutes ses fonctionnalités, l’accompagnement d’un partenaire certifié comme POLYNOME est un véritable atout.
POLYNOME guide les entreprises à chaque étape : compréhension du module, paramétrage adapté, formation des équipes et suivi opérationnel.

Avec Exact Online comme solution de comptabilité et POLYNOME comme partenaire, vous disposez donc du meilleur duo pour réussir votre transformation comptable et atteindre vos objectifs de performance.