Exact WinBooks – Onboarding PEPPOL

Résumé

1. Vérifiez que vous n’êtes pas connecté à Peppol pour l’achat
2. Vérifiez que vous êtes l’administrateur légal
3. Vérifiez que vous disposez de It’s Me et Google Authentification
4. Vérifiez que vous disposez des modules nécessaires ( Virtual Invoice + Facturation ou Logistics)
5. Sur le portail :
   1. Ajoutez le module Peppol License
   2. Vérifiez que l’utilisateur et le dossier existent
   3. Vérifiez les coordonnées de sociétés (le Nom de l’entreprise doit être identique au Voucher)
   4. Activez la facturation électronique à Peppol
   5. Enregistrez-vous sur One Exact Identity
   6. Faites la vérification d’identité
   7. Activez PEPPOL

Avant de commencer

Avant de commencer l’onboarding Peppol dans WinBooks, il faut au préalable vérifier :

• Que vous n’êtes pas encore inscrit sur Peppol pour la réception des factures d’achats via : Peppol Check Belgium
• Que les module Virtual Invoice – Facturation (ou Logistics) soient ajoutés dans votre license WinBooks.
• Que vous disposez d’un smartphone avec les applications :
  • Google Authentificator
  • It’s Me
• Pour terminer le Onboarding, il faudra que l’un des administrateurs légaux de votre société (habilité à engager la société – inscrit dans le Registre UBO) puisse se connecter à It’s Me. Cette personne ne doit pas forcément être un utilisateur WinBooks. MAIS dans l’idéal, c’est mieux que ce soit la même personne.

Note importante : Le Onboarding Peppol se fait par dossier et pas par license. Si votre license WinBooks contient par exemple 10 dossiers, il faudra refaire le Onboarding 10 fois. Quand l’onboarding d’un dossier est terminé, fermez et relancez le navigateur. Cela permettra d’éviter un problème de cache lors de l’onboarding du dossier suivant.

Vérification de base

Votre revendeur se connecte dans le portail Customer WinBooks : il va alors sur votre license WinBooks.

Ajouter le module Peppol

Il va alors dans le menu Modules > + Ajouter un nouveau module > PEPPOL License

Vous devez ensuite vérifier que le dossier existe dans votre license

La personne chargée d’inscrire l’entreprise sur Peppol se connecte sur le Portail Customer.

Si le dossier existe :

• Vérifier les infos du dossier :
  • Nom de l’entreprise : il doit être EXACTEMENT le même que le nom de votre license
  • Adresse e-mail : Même mail que celui qui envoi les factures (il n’y en a qu’un – c’est un paramètre général mail pour la facturation électronique)
  • IBAN : le compléter
  • Numéro de TVA : le compléter
• Cliquer sur le dossier > Dans le menu Accès > Cliquer sur Autoriser l’accès du dossier pour que vous y ayez accès.

⇒ Nom du dossier / License = Nom du dossier sur le Portail

Si le dossier n’existe pas, il y a 3 cas de figure :

1. Vous avez commandé Virtual Invoice Full mais il n’est pas encore actif
2. Vous avez commandé ou disposez déjà de Virtual Invoice Light
   • ⇒ Il faudra manuellement créer le dossier depuis le Portail. Le nom du dossier doit EXACTEMENT correspondre au nom de votre entreprise et au nom du voucher
3. Vous avez Logistics
   • ⇒ Depuis Logistics, vous pouvez créer le dossier

Si vous avez besoin d’aide pour la création de votre dossier, contactez votre revendeur.

Démarrage du Onboarding

La personne chargée d’inscrire l’entreprise sur Peppol se connecte sur le Portail Customer. (Idéalement l’administrateur légal de votre société).

Activer la facturation électronique à Peppol

• Cliquez sur Dossier pour entrer dedans
• Cliquez sur le bouton Activer la facturation électronique à Peppol

NB : S’il y alors un message d’erreur, c’est parce que le module Peppol n’a pas été activé dans la License

• Complétez le profil avec le numéro de téléphone.
• Cliquez sur s’enregistrer sur One Exact Identity
• Un mail vous est alors envoyé

NB : Si vous avez déjà un Login One Exact Identity ⇒ Ca ne fonctionne pas.

S’enregistrer sur One Exact Identity

• Ouvrez le mail reçu
• Le mail vous permettra de choisir un mot de passe pour One Exact Identity
• Créez le mot de passe

Conseil : utilisez le même mot de passe que celui pour se connecter au portail (WinBooks ID)

• Cliquez sur “Accéder au portail”

Peppol Setting

• Revenez alors sur le Portail Customers de WinBooks.
• Cliquez sur Peppol Setting (on est dans le module Peppol)
• Complétez TOUTES les informations
• Choisissez Envoi et/ou réception en fonction de votre besoin.
• Le bouton “S’enregistrer sur Peppol” est alors actif
• Cliquez dessus

Vous vous reconnectez au One Exact Identity

Vous scannez le QR Code avec l’application Google Authentificator qui est sur votre smartphone

Commencer la vérification d’identité

Le système va rechercher les administrateurs sur le registre BCE – UBO

Dans la section“ Confirmer les propriétaires effectifs” :

• Seule une personne de cette liste pourra se connecter à Peppol
• Si une personne n’est pas là, cliquez sur le +
• Supprimez les autres en cliquant sur le -
• Il faut ajouter la date de naissance de la personne choisie.

Dans la section “Accord de service” :

• Cochez les 4 cases

⇒ Signez avec l’ application smartphone « It’s Me ».

Si vous n’êtes pas l’administrateur légal

Quand vous scannez le QR Code « It’s me » avec votre smartphone :

• Vous validez avec votre emprunte ou votre code
• Vous arrivez alors sur un écran “Vérification d’identité d’entreprise”

Exact Interroge UBO avec les données « It’s Me ». Et indique que vous n’êtes pas un administrateur légal

• Sélectionnez la case et écrivez l’adresse mail de l’administrateur légal

L’administrateur légal reçoit alors un mail pour se connecter avec « It’s Me »

• Il clique sur Vérifier les bénéficiaires effectifs
• Il coche la case dans la section “Accord de service”
• Il approuve avec « It’s Me »
• Il scan le QR Code « It’s Me » + signe avec son emprunte ou son code

Activation de l’inscription / des services

Vous vous reconnectez sur le portail customer

• Cliquez sur Dossier
• Cliquez sur Configuration Peppol
• Cliquez sur Réessayer l’enregistrement sur Peppol

Vous arrivez alors sur le portail Exact pour finaliser le service

• Cochez les 3 Accords de service
• Cliquez sur ACTIVER

NB : La vérification des statuts peut prendre une vingtaine de minutes

LA CONFIGURATION DE PEPPOL ET L’ACTIVATION SONT MAINTENANT TERMINÉES.

Vous pouvez repasser par https://www.peppolcheck.be/fr pour confirmer que la réception via Peppol est bien active.