Exact Online: Optimisez la gestion de vos rappels de paiement

L’envoi manuel des rappels dans Exact Online : un frein pour votre productivité

Avec Exact Online, vous pouvez envoyer manuellement vos rappels de paiement en sélectionnant les factures impayées et personnalisant chaque message.
Mais ce processus demande un suivi régulier, beaucoup de temps et d’efforts : vous devez surveiller les échéances, choisir les clients à relancer et adapter manuellement chaque rappel.

Cette méthode fonctionne pour des cas ponctuels, mais elle devient vite lourde et chronophage lorsque votre portefeuille clients grandit. Elle expose aussi au risque d’oublis ou d’erreurs dans le suivi des créances.

Les limites des rappels manuels

• Temps important consacré à rechercher les factures impayées,
• Risque d’oubli ou de doublons dans les relances,
• Processus administratif lourd et sans valeur ajoutée,
• Moins de disponibilité pour des tâches à forte valeur stratégique.

En clair : plus votre base clients grandit, plus les rappels manuels deviennent un frein à l’efficacité de votre entreprise.

👉 Pour gagner en efficacité, livrer une communication cohérente et réduire votre charge administrative, passez à l’automatisation intelligente avec Exact Online Gestion des débiteurs.

Automatisez vos rappels de paiement avec Exact Online Gestion des débiteurs

Avec Exact Online Gestion des débiteurs, vous gagnez du temps en envoyant automatiquement des rappels de paiement adaptés à chaque client.
Le logiciel intelligent analyse l’historique des comportements de paiement et attribue ensuite à chaque débiteur un profil spécifique. En fonction de ce profil, il choisit le moment opportun, le ton et le scénario de communication à adopter :

• Aimable pour les bons payeurs,
• Neutre pour les clients standards,
• Ferme pour ceux qui accumulent les retards.

👉 Vous gardez la maîtrise du message et du style de vos rappels, tout en confiant au logiciel la gestion automatique et personnalisée de leur envoi.

Plus qu’un rappel, une véritable stratégie de recouvrement

La gestion des débiteurs avec Exact Online ne se limite pas aux rappels automatiques. Elle met à votre disposition des fonctionnalités avancées :

• Gestion des plans de paiement : proposez facilement à un client en difficulté un échelonnement adapté et intégrez ses engagements directement dans le logiciel.
• Lien de paiement intégré : insérez un lien sécurisé dans vos rappels pour inciter vos clients à régler immédiatement leur solde en ligne.
• Mises à jour administratives : grâce à la synchronisation avec vos données comptables (ex. paiements bancaires, notes de crédit, remises), le logiciel sait automatiquement si une facture est clôturée ou non suivie.

Un tableau de bord clair et complet

Toutes les actions sont centralisées dans le tableau de bord Gestion des débiteurs :

• Suivi en un coup d’œil des rappels envoyés, planifiés et des actions à venir,
• Vue d’ensemble sur l’état des créances et du recouvrement,
• Contrôle total du processus pour intervenir rapidement si nécessaire.

👉 Résultat : vous gardez la main sur votre communication financière, tout en profitant d’une automatisation intelligente et sans erreurs.

Les principales fonctionnalités :

La gestion des débiteurs intégrée à Exact Online centralise et automatise vos relances tout en offrant une visibilité complète sur vos créances. Voici un aperçu des principales fonctionnalités :

• Suivi détaillé des créances clients : visualisation en temps réel de toutes les factures ouvertes et des montants dus par chaque client, pour un suivi clair et sans oubli.
• Historique complet des paiements : accès à l’ensemble des paiements effectués, permettant alors d’identifier rapidement les clients en retard et de mettre en place des actions appropriées.
• Programmation de rappels automatiques : planification et envoi de relances personnalisées par e-mail ou courrier, réduisant ainsi le recours aux rappels manuels et accélérant le recouvrement.
• Paramétrage d’un calendrier de relances : création de séquences adaptées à vos conditions commerciales (premier rappel, second rappel, mise en demeure, etc.).
• Gestion des limites de crédit : définition d’un plafond d’encours autorisé pour chaque client, avec alertes automatiques en cas de dépassement, afin de limiter les risques liés aux retards de paiement.
• Alertes et notifications personnalisées : avertissements automatiques lors d’échéances proches, de dépassements de délais ou de crédit excessif.
• Reporting et analyse : tableaux de bord et rapports détaillés pour analyser les retards de paiement, suivre l’évolution de vos créances et aussi mesurer vos performances de recouvrement.
• Intégration bancaire et rapprochement automatique : association des relevés bancaires aux factures ouvertes pour simplifier et fiabiliser le suivi des paiements.
• Historique des relances et notes internes : traçabilité complète de toutes les actions effectuées (appels, rappels, e-mails…). Avec la possibilité d’ajouter des commentaires pour assurer un suivi collaboratif entre vos équipes.

Avantages pour votre entreprise :

Mettre en place la gestion des débiteurs avec Exact Online apporte de nombreux bénéfices concrets à votre organisation :

• Gain de temps et d’efficacité : grâce à l’automatisation des rappels et à la centralisation des informations, vos équipes réduisent les tâches répétitives et se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction significative des impayés : les relances automatiques et le suivi rigoureux des créances permettent de limiter les retards de paiement et aussi de diminuer le risque de créances irrécouvrables.
• Amélioration de la trésorerie et du cash-flow : en accélérant le recouvrement des factures, vous disposez plus rapidement de liquidités pour sécuriser votre santé financière et financer la croissance de votre entreprise.
• Meilleur contrôle des risques : la gestion des limites de crédit et la surveillance proactive des clients en retard de paiement aident à limiter l’exposition aux risques financiers.
• Prise de décision facilitée : grâce aux rapports et analyses détaillés intégrés, vos responsables financiers disposent d’indicateurs fiables pour adapter les stratégies de crédit et de recouvrement.
• Professionnalisation de la relation client : vos rappels gagnent en cohérence et en clarté, renforçant ainsi l’image professionnelle de votre entreprise tout en maintenant une communication respectueuse.
• Moins de stress lié au suivi des factures : en déléguant la partie administrative du recouvrement à une solution digitale fiable, vous gagnez en sérénité et en efficacité.

En résumé

Avec Exact Online Gestion des débiteurs :

• Les rappels de paiement sont envoyés automatiquement et personnalisés,
• Les scénarios de communication s’adaptent à chaque profil client,
• Vous pouvez proposer des plans de paiement en cas de difficultés,
• Vous simplifiez vos encaissements grâce aux liens de paiement,
• Vous contrôlez l’ensemble via un tableau de bord intuitif et connecté.

💡 Résultat : vos factures sont réglées plus vite, vos relations clients restent professionnelles et votre charge administrative est largement réduite.

POLYNOME, votre partenaire certifié Exact Online

Mettre en place Exact Online et son module de gestion des débiteurs ne s’improvise pas.
En tant que partenaire certifié Exact Online, POLYNOME est votre interlocuteur idéal pour :

• L’analyse de vos besoins spécifiques,
• La mise en place et configuration de Exact Online Comptabilité,
• L’intégration et le paramétrage du module de gestion des débiteurs,
• L’accompagnement et la formation de vos équipes.

Pour tirer pleinement parti du module et en exploiter toutes les possibilités, il est essentiel de s’appuyer sur l’expertise d’un partenaire certifié tel que POLYNOME.
POLYNOME accompagne donc votre entreprise à chaque étape clé : compréhension des fonctionnalités, configuration personnalisée, formation des utilisateurs et suivi continu.

En associant la puissance d’Exact Online à l’expérience de POLYNOME, vous bénéficiez alors d’un alliage idéal pour réussir votre transformation comptable et atteindre vos objectifs de performance.

Conclusion : Passez au niveau supérieur dans la gestion de vos paiements

Les rappels manuels appartiennent au passé.
Avec Exact Online Comptabilité et son module de gestion des débiteurs (gestion des rappels automatisée), vous gagnez du temps, réduisez vos impayés et optimisez votre trésorerie.

👉 Prêt à découvrir concrètement la solution ?