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Comprendre la facturation électronique (PEPPOL) avec Polynome : quel logiciel choisir et pourquoi ?

La facturation électronique, ce n’est pas un pdf envoyé par mail ?

Non ! Une facture au format .pdf et envoyée par mail est une facture digitale. C’est comme ca que nous travaillons… jusqu’à aujourd’hui ! En Belgique, à partir du premier janvier 2026, les entreprises assujetties à la TVA (B2B) devront obligatoirement passer par la facturation électronique PEPPOL.

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Alors, une facture électronique, c’est quoi ?

La facture électronique utilise le format UBL (Universal Business Language). Un standard européen basé sur le langage XML, spécifiquement conçu pour l’échange structuré et automatisé de documents commerciaux, comme les factures. Le fichier UBL, au format .xml, contient toutes les informations requises pour le traitement automatique par les logiciels de comptabilité, ce qui permet d’éviter toute saisie manuelle et garantit une reconnaissance à 100 %.

Le format UBL peut, de manière facultative, intégrer une copie PDF de la facture directement dans le fichier XML. L’inclusion du PDF n’est pas une obligation du standard européen, mais en Belgique, un accord tacite entre les éditeurs de logiciels de comptabilité a conduit à systématiquement intégrer une version PDF de la facture à l’intérieur du fichier XML UBL. Cela permet de conserver une version visuelle de la facture, utile pour l’archivage ou la consultation humaine. Tout en assurant l’échange et le traitement automatisé des données structurées. Cette consultation est possible grâce aux visionneuses intégrées dans les programmes de comptabilités (comme Exact Online ou Virtual Invoice).

Seul le fichier XML UBL (qui peut contenir un PDF) est transmis via le réseau sécurisé PEPPOL. Il n’est donc plus nécessaire d’envoyer séparément un PDF : tout est centralisé dans le fichier XML UBL.

En résumé :

Le format UBL est modèle standardisé de fichier XML dédié à la facturation électronique, dans l’UE.
Un fichier XML est un document texte universel et structuré, conçu pour stocker et échanger des données de façon lisible à la fois par les humains et les machines.
Le fichier XML UBL peut contenir une copie PDF de la facture, mais ce n’est pas obligatoire selon la norme. En Belgique, il est toutefois d’usage de l’inclure.
Seul le fichier XML (contenant éventuellement le PDF) circule sur le réseau PEPPOL.

Cette approche garantit à la fois la lisibilité humaine (PDF) et le traitement automatisé (XML structuré) des factures.

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Peppol, c’est quoi ?

Peppol est le moyen de transport utilisé pour transmettre une facture électronique de vente ou recevoir une facture électronique d’achat :

On envoie la facture ou la note de crédit à Peppol (depuis son programme de facturation ou de comptabilité);
Peppol vérifie que le document est correct et qu’il ne manque pas d’information;
Peppol l’envoie alors au client.

La connexion de PEPPOL avec votre programme de comptabilité, ce fait via un Access Points PEPPOL.

Tout savoir sur PEPPOL

Tout savoir sur PEPPOL : https://www.polynome.be/peppol-facturation-belgique/

Le double avantage pour le client !

Puisque la facture vient de Peppol, il sait qu’elle est authentique et qu’elle n’a pas été interceptée ni modifiée. Il peut donc payer sans crainte en suivant les indications de la facture.
La facture arrive directement dans le programme du client. Ce qui permet de centraliser les documents et surtout de ne plus devoir les encoder manuellement dans son programme de comptabilité.

Différence entre programme de facturation et comptabilité ?

Programme de facturation : sert principalement à créer, envoyer et suivre les factures et devis envoyés au client. Facilitant ainsi la gestion commerciale au quotidien.
Programme de comptabilité : permet de gérer l’ensemble des finances de l’entreprise. Mais, certains y incluent aussi la facturation.

Quel programme choisir pour envoyer / recevoir ses factures électroniques via PEPPOL ?

Bon nombre de programmes permettent de répondre à cette nouvelle législation européenne obligatoire. Chez Polynome, nous travaillons notamment avec Exact WinBooks et Exact Online, Access Point PEPPOL certifié. Deux programmes de comptabilités mais disposant de leur propre module de facturation électronique. De cette manière, vous êtes parfaitement compatibles et opérationnels avec PEPPOL et la facturation électronique. Tout en gardant votre programme de comptabilité.

Choisir son Access Point PEPPOL

Les Access Points PEPPOL jouent un rôle central dans la facturation électronique : ils vous permettent de vous connecter au réseau PEPPOL depuis différents logiciels pour émettre vos factures de vente, offrant ainsi une grande flexibilité selon vos besoins et vos outils habituels.

En revanche, pour la réception des factures d’achat, il est important de noter que vous ne pouvez vous inscrire qu’auprès d’un seul programme. Il deviendra alors votre seul point d’entrée officiel sur le réseau PEPPOL, pour recevoir vos factures d’achats.

Ce choix est stratégique : il doit donc être discuté avec votre comptable afin de sélectionner ensemble la solution la plus adaptée à votre organisation et à vos processus comptables.

PEPPOL avec Exact Online

Exact Online est d’ores et déjà fonctionnel avec PEPPOL et la facturation électronique grâce notamment à son écosystème et son interface conçue pour vous simplifier les tâches administratives. Exact Online est un Access Point Certifié. C’est-à-dire qu’il n’a pas besoin d’un logiciel tier pour connecter le logiciel compta à PEPPOL.

Vous pouvez vous inscrire gratuitement à Peppol directement depuis le programme Exact Online, grâce à votre numéro de TVA.

Pour envoyer des factures de vente ou des notes de crédit, via PEPPOL : c’est aussi simple que de l’envoyer par e-mail : en cliquant sur un bouton. L’application mobile facilite aussi l’utilisation du système PEPPOL pour la facturation électronique. Vous pouvez, en effet, créer et envoyer vos factures de vente directement depuis votre smartphone.

Pour recevoir des factures d’achats de PEPPOL : vous n’avez rien à faire, elles arrivent directement dans votre programme. Grâce à la digitalisation, vous visualisez votre facture directement depuis Exact Online. En effet, sur la moitié gauche de votre écran, vous voyez votre facture en image et sur la moitié droite, vous encodez les informations comptables.

PEPPOL avec Exact WinBooks

Exact WinBooks est, lui aussi, paré pour la facturation électronique. Vous devrez vous enregistrer sur le portail WinBooks. Ensuite, en suivant le Onboarding, vous pouvez directement vous inscrire à PEPPOL. Tout ce fait donc directement depuis l’écosystème WinBooks.

Avec votre propre License WinBooks entreprise : il suffit d’ajouter à votre licence WinBooks, le module “Facturation”. Vous pouvez choisir le module de facturation pour :

l’envoi de factures électroniques : Lorsque vous encodez une facture, WinBooks crée automatiquement les fichiers .PDF et .XML (format UBL). Vous pouvez alors l’envoyer via Peppol en un simple clic.
la réception de factures électroniques (PEPPOL) : suite à la réception du pdf compris dans le fichier UBL, vous pouvez faire un encodage manuel, gratuitement. Si vous avez Virtual Invoice, avec des cartouches payantes, vous pouvez automatiser l’encodage des écritures de vos factures d’achats.
les deux : Envoi + Réception.

Pour les clients de fiduciaires étant sur WinBooks :

Pour l’envoi de factures électroniques via PEPPOL, un module WEB autonome de facturation simplifié sera disponible pour les clients de fiduciaires. Vous pouvez créer simplement et rapidement votre propre modèle de factures correspondant à votre charte graphique. Ce module de facturation est également disponible sur mobile via l’application.
Pour la réception des factures d’achats depuis PEPPOL, deux options sont possibles :
- Le comptable reçoit la facture dans WinBooks via Virtual Invoice ou directement dans WinBooks on Web
- Le client reçoit la facture dans WinBooks depuis WinBooks Connect puis Virtual Invoice. Ou via un fichier compatible Wblinker, ce qui permet d’avoir plus de détails comme les classes 7, ce que ne fournit pas le XML.

Puisque la facture électronique contient un fichier .XML, même la version Light de Virtual Invoice utilise la reconnaissance OCR pour pré-compléter certaines informations. Pour un pré-encodage complet, il faudra toujours utiliser Virtual Invoice Full.

Si votre cartouche est périmée ou vide, le pdf contenu dans le fichier UBL sera tout de même delivré.

PEPPOL avec Logistics

Logistics, faisant parti de l’écosystème de WinBooks, est lui aussi compatible PEPPOL. Lorsque vous créez une facture dans Logistics, il crée aussi automatiquement les fichiers .PDF et .XML (format UBL). Vous pouvez alors l’envoyer via Peppol en un simple clic.

Et si mon client n’est pas enregistré sur le réseau PEPPOL ?

Aucun problème de ce côté. Dans les réglages de votre programme, vous pouvez configurer l’envoie des factures. Dès lors, si un client n’est pas encore inscrit sur le réseau Peppol, vous pouvez demander au programme d’envoyer le document par mail.

S’il s’agit d’un client assujettit à la TVA (B2B) et qu’il n’est pas inscrit sur Peppol, vous pouvez toujours lui envoyer une facture par mail. Mais seule la version transportée par Peppol sera considérée comme comptablement valable.

S’il s’agit d’un client non-assujettit (B2C), qui n’est par conséquent pas sur Peppol, il est dès lors normal que le système envoie la facture par mail. On choisit sur la fiche client le mode d’envoi des factures (papier, mail ou peppol).

Je suis comptable, que dois-je dire à mes clients ?

De votre point de vue, voici les éléments principaux à prendre en compte :

Informer vos clients de cette obligation, qui n’empêche pas de continuer à envoyer la même facture PDF/XML par mail mais dont seule la version transportée par Peppol sera considérée comme comptablement valable (TVA …).
Récupérer les factures d’achat dans votre programme de comptabilité. Ceci ne fait pas partie de la procédure Peppol, c’est le logiciel de facturation choisi qui doit s’en occuper.
1. Avec Exact Online : la facture arrive directement dans l’administration Exact Online.
  1. Si votre client dispose de sa propre licence, vous pouvez vous y connecter depuis votre licence Accountancy ou via une licence Collaboration.
  2. Si votre client ne dispose pas de sa propre licence mais d’un abonnement « Coopération » ou « Coopération étendue », c’est donc vous qui recevez les factures d’achat. Toutefois, via l’application Mon [Coach], il peut envoyer les factures de vente et voir les factures d’achat reçues.
2. Avec WinBooks : deux options sont possibles :
  1. Vous recevez la facture d’achat dans votre WinBooks via Virtual Invoice ou directement dans votre WinBooks on Web.
  2. Votre client reçoit la facture dans son propre WinBooks depuis WinBooks Connect puis Virtual Invoice. Ou via un fichier compatible Wblinker, ce qui permet d’avoir plus de détails comme les classes 7, ce que ne fournit pas le XML.
Si vous utilisez Clearfacts, programme de pré-comptabilité réservé aux fiduciaires, vous pouvez proposer le programme de facturation KYTE à vos clients. Celui-ci est compatible PEPPOL et permet une parfaite synchronisation avec Clearfacts. Et par conséquent, avec Exact Online et WinBooks.

Vous êtes fin prêts pour la facturation électronique et Peppol !

Avec Exact Online et Exact WinBooks les entreprises et les fiduciaires, ainsi que leurs clients, sont opérationnels pour PEPPOL. De cette manière, tous sont en parfaite conformité avec la législation européenne obligatoire en Belgique dès le 1er Janvier 2026.

En effet, les 2 programmes permettent l’envoi de factures de vente et de notes de crédit via PEPPOL. Mais ils permettent aussi la réception des factures d’achat provenant également de PEPPOL.

Vous avez donc à votre disposition le choix entre 2 écosystèmes complets compatibles avec PEPPOL.