Kyte (Peppol) – Comprendre la facturation électronique sur Clearfacts

Comprendre la facturation électronique via Peppol avec KYTE et Clearfacts

La facturation électronique via Peppol est simple et efficace. Pour envoyer et recevoir vos factures ou notes de crédit, vous devez vous connecter à des « Points d’accès » (Access Points en anglais). Un point d’accès est un programme qui permet de se connecter au réseau Peppol.

Il est important de distinguer deux types de points d’accès :

• Le point d’accès d’envoi (facture de vente)
• Le point d’accès de réception (facture d’achat)

Vous pouvez envoyer vos factures de vente depuis plusieurs points d’accès, mais vous ne pouvez recevoir vos factures d’achat que via un seul point d’accès Peppol. Il est donc essentiel de bien choisir ce point de réception.

Avec Clearfacts et son programme de facturation KYTE, nous vous simplifions ce choix.

Clearfacts simplifie votre facturation avec KYTE

Les comptables qui travaillent avec Clearfacts peuvent activer KYTE, un outil conçu pour favoriser une collaboration fluide entre l’entreprise et son expert-comptable. Voici comment cela fonctionne :

• KYTE agit comme point d’accès pour l’envoi de vos factures de vente.
• Le Portail Client agit comme point d’accès pour la réception de vos factures d’achat.

Vous ne recevez donc pas vos factures d’achat dans KYTE, mais bien dans votre Portail Client.

Activation des points d’accès

L’activation des points d’accès d’envoi et de réception se fait séparément.
Si vous utilisez KYTE, votre entreprise est automatiquement enregistrée comme expéditeur Peppol.
Mais pour pouvoir recevoir des factures via Peppol, vous devez vous enregistrer manuellement comme récepteur Peppol.

Important à noter :

Avant de pouvoir vous enregistrer comme récepteur, votre expert-comptable doit activer l’option « Connexion Peppol disponible via le portail client » dans les paramètres. Une fois cette option activée, tous ses clients concernés recevront automatiquement une invitation à se connecter à Peppol.

Envoyer / Recevoir des factures avec Kyte et Clearfacts :

Dans KYTE :

• Vous créez et envoyez vos factures de vente
  • Si le client est sur Peppol ⇒ KYTE envoie automatiquement la facture via Peppol → Le client la reçoit dans son point d’accès Peppol.
  • Si le client n’est pas sur Peppol ⇒ KYTE envoie la facture par e-mail → Le client reçoit la facture dans sa boîte mail.

Dans le portail client de Clearfacts :

• Vous recevez automatiquement vos factures d’achat dans votre boîte aux lettres d’achat en ligne, à condition d’être inscrit sur Peppol comme récepteur.

Et si vous utilisez un autre programme de facturation ?

Si vous utilisez un logiciel de facturation autre que KYTE, son fonctionnement sera similaire pour l’envoi.
Cependant, vous ne pourrez pas envoyer vos factures de vente vers le portail client via Peppol, sauf si une connexion API spécifique a été développée entre ce logiciel et Clearfacts.

Alternative par email

Si vous envoyez vos factures par e-mail, vous pouvez toujours ajouter en copie (Cc) l’adresse e-mail unique de votre boîte aux lettres d’achat.
Vous recevrez alors automatiquement ces factures dans le portail client.

De même, si vous recevez une facture d’achat par e-mail (et non via Peppol), vous pouvez la transférer manuellement à votre boîte aux lettres d’achat. Pour cela :

1. Transférez l’e-mail contenant la facture en pièce jointe à l’adresse e-mail dédiée de votre boîte d’achat.
2. La facture apparaîtra automatiquement dans la rubrique « Achats » de votre portail.

Quels formats puis-je envoyer par e-mail ?

Vous pouvez envoyer ou transférer les factures sous les formats suivants :

• PDF (non protégé par mot de passe)
• JPG
• UBL (XML)
• ZIP

Où trouver les adresses e-mail uniques de votre boîte de réception ?

Cliquez en haut à droite de l’écran, sur votre nom, puis rendez-vous dans Paramètres.

✅ En résumé

Grâce à Kyte et ClearFacts, la facturation électronique devient simple, sécurisée et conforme à la norme Peppol.
En utilisant Kyte pour l’envoi de vos factures de vente et le portail client pour la réception de vos factures d’achat, vous centralisez efficacement vos échanges comptables.

Voici ce qu’il faut faire :

• Activer séparément vos points d’accès Peppol (envoi et réception),
• Vous enregistrer comme récepteur Peppol pour garantir la réception automatique de vos factures d’achat,
• Et, en cas d’utilisation d’un autre logiciel, vérifier la compatibilité via API ou utiliser votre boîte aux lettres d’achat par e-mail.

Une bonne configuration aujourd’hui vous assure une gestion fluide, rapide et conforme demain.