Exact Online optimise et automatise votre gestion bancaire

Simplifiez vos paiements avec le SEPA

Activez la génération de fichiers SEPA dans Exact Online. Depuis l’interface, sélectionnez vos factures à payer et produisez le fichier automatiquement prêt à être déposé dans votre application bancaire. Plus besoin de ressaisir les montants : réduisez les erreurs et gagnez du temps à chaque paiement.

Récupérez vos mouvements bancaires automatiquement

Grâce à l’intégration CODA ou la synchronisation PSD2, Exact Online reçoit les relevés bancaires chaque jour ou en temps réel. Les communications bancaires, les soldes et chaque paiement s’affichent instantanément dans vos comptes. Vous gardez la main sur votre trésorerie à tout moment, sans exporter/importer des fichiers multiples.

Point fort CODA : profitez de relevés bancaires normalisés, détaillés et adaptés à la comptabilité belge.

Atout PSD2 : connectez plusieurs banques européennes et consultez vos transactions en continu, sans attendre.

Comment lier votre banque à votre compte Exact Online ?

Pour lier votre banque à votre compte, vous pouvez créer une connexion pour échanger automatiquement des fichiers bancaires électroniques, tels que des relevés bancaires, des fichiers de paiement ou des prélèvements automatiques. Voici comment procéder :

1. Vérifiez la compatibilité de votre banque : Assurez-vous que votre banque prend en charge les liens bancaires DSP2. Les banques suivantes sont compatibles :
   • ING
   • KBC/CBC
   • BNP Paribas Fortis (prochainement)
   • Belfius (prochainement)
   • Bank van Breda (prochainement)
2. Configurer le lien bancaire : Une fois que vous avez confirmé que votre banque est compatible, vous pouvez suivre les instructions spécifiques fournies par votre banque pour établir la connexion.
3. Importation des fichiers bancaires : Une fois le lien établi, les fichiers bancaires seront chargés automatiquement dans votre compte, ce qui vous permettra d’éviter les erreurs manuelles.

Si votre banque ne prend pas en charge les liens bancaires DSP2, vous pouvez également créer un lien via Codabox, un logiciel tiers.

Remarque : Renouvelez les autorisations bancaires liées au connecteur DSP2 tous les 180 jours. Si l’autorisation expire, le transfert automatique des opérations entre votre entreprise et la banque s’arrête. Lorsque le renouvellement intervient dans les 90 jours suivant la dernière transaction, Exact Online importe immédiatement les opérations manquantes après validation des nouvelles autorisations.

Comment lier Codabox à votre compte Exact Online ?

Une fois connecté dans votre compte Exact Online, voici la procédure pour récupérer vos CODA :

1. Inscription à Codabox : Assurez-vous de vous inscrire à Codabox et de fournir le nom de la boîte aux lettres électronique liée à votre administration. Contactez votre banque pour commencer à créer des fichiers CODA avec vos relevés bancaires, ce qui peut nécessiter un abonnement payant.
2. Lier votre journal de banque :
   • Allez dans Comptabilité > Banque et Caisse > Comptes bancaires > Aperçu.
   • Cliquez sur le Code de votre compte bancaire pour ouvrir le journal de banque.
   • Cliquez sur Inscription : Boîte aux lettres électronique. Dans la fenêtre qui s’ouvre, liez votre boîte aux lettres électronique au journal en cochant la case Importer relevés bancaires via la boîte aux lettres électronique et cliquez sur Enregistrer.
3. Importation des relevés bancaires :
   • Codabox enverra les fichiers CODA à votre boîte aux lettres électronique. Lorsque vous les recevez, allez dans Comptabilité > Banque et Caisse > Relevés bancaires > Importer pour les importer.
   • Pour traiter les relevés bancaires, allez dans Comptabilité > Banque et Caisse > Relevés bancaires > À compléter.
4. Importation automatique (facultatif) : Si vous souhaitez que les relevés bancaires soient importés automatiquement, allez dans Nom d’administration > Paramètres, cliquez sur l’onglet Comptabilité, et activez l’option Import automatique de relevés bancaires

Remarque : Une fois la connexion bancaire activée, l’import manuel de relevés bancaires n’est plus possible. Si vous souhaitez conserver l’intégralité de votre historique, pensez à importer tous vos relevés avant d’établir le lien. Une fois la configuration terminée, le système n’intégrera pas automatiquement les relevés antérieurs.

Automatisez le lettrage et le rapprochement

Exact Online automatise l’appariement entre les mouvements bancaires et vos factures. Les règles intelligentes analysent montant, communication et date afin de lettrer rapidement chaque paiement. Vous obtenez une vision claire de vos factures payées, en attente ou en retard. Cette automatisation maximise votre productivité et fiabilise vos comptes.

Lors du lettrage des relevés bancaires, plusieurs situations peuvent se présenter. Il est essentiel de bien différencier ces cas pour traiter correctement chaque transaction.

• Paiement partiel : Ce cas se produit quand le montant payé ne couvre qu’une partie de la somme due. Par exemple, si une facture de 1 000 € reçoit un paiement de 600 €, le solde restant de 400 € nécessite un suivi afin d’assurer son règlement ultérieur.
• Escompte : Le fournisseur accorde une réduction pour paiement anticipé. Ainsi, une facture initiale de 1 000 € avec un escompte de 2% se règle à 980 €. Cette remise doit s’enregistrer comme une diminution du montant à payer.
• Écart de paiement : Cette différence apparaît lorsque le montant payé ne correspond pas au montant facturé, sans qu’il s’agisse d’un paiement partiel ni d’un escompte volontaire. Il faut alors vérifier la cause de cet écart et ajuster les écritures comptables appropriées.
• Écart de taux de change : Quand les transactions impliquent une devise étrangère, les variations du taux de change entre la facturation et le paiement peuvent générer des écarts. Ces différences nécessitent un ajustement pour refléter la valeur correcte dans la devise d’origine.

Cette compréhension précise vous aide à assurer un lettrage rigoureux et une comptabilité fiable.

Suivez votre trésorerie et anticipez vos besoins

Avec Exact Online, vous visualisez vos soldes bancaires, vos encours, et votre trésorerie prévisionnelle sur un seul tableau de bord. Défaut de paiement ou retard ? Le système lance les relances clients automatiquement et affine votre pilotage financier.

Nous vous invitons d’ailleurs à découvrir l’article que nous avons déjà rédigé sur le module GESTION DES DÉBITEURS : la gestion de vos rappels de paiement :

Sécurisez et tracez vos opérations

Exact Online chiffre vos données et conserve une historique de chaque opération. Les droits d’accès et les protocoles d’authentification bancaires garantissent la confidentialité de vos échanges. Vos audits et vos contrôles deviennent plus simples, transparents et sûrs.

Passez à la gestion bancaire automatisée dès aujourd’hui

Simplifiez et optimisez votre gestion financière directement dans Exact Online. Grâce à lui, vous automatisez un maximum de tâches administratives et comptables, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux chaque jour.

Passez à la gestion bancaire automatisée en quelques clics :

• Lancez vos paiements fournisseurs rapidement sans ressaisie inutile
• Suivez en temps réel les paiements reçus de vos clients
• Bénéficiez d’un lettrage et d’un rapprochement automatiques pour un suivi précis
• Pilotez votre trésorerie 24/7 depuis une seule plateforme intuitive

La gestion bancaire d’Exact Online s’aligne sur sa stratégie d’automatiser un maximum votre administration. Son objectif est toujours de réduire le plus possible le temps consacré à la gestion de votre entreprise, tout en vous offrant une vision claire et fiable de vos finances. Adoptez une gestion efficace, rapide et connectée pour rester concentré sur le développement de votre entreprise.

La gestion bancaire d’Exact Online s’aligne sur sa stratégie d’automatiser au maximum votre administration. Son but reste de minimiser le temps que vous consacrez à la partie administrative de votre entreprise, tout en vous offrant une vision claire et fiable de vos finances. Adoptez un pilotage efficace, rapide et connecté pour rester concentré sur le développement de votre activité.

Testez Exact Online et révolutionnez votre gestion bancaire

Bénéficiez d’une démonstration personnalisée avec Polynome, votre partenaire certifié Exact Online. Découvrez comment accélérer vos paiements, fiabiliser votre suivi comptable et gagner du temps au quotidien.

👉 Démarrez Exact Online dès maintenant et prenez une longueur d’avance sur la gestion bancaire digitale !