Exact Online : Automatisez et optimisez l’encodage de vos factures

Le vrai enjeu : capitaliser sur la préparation pour récolter des gains exponentiels

Passer du temps à paramétrer votre environnement Exact Online s’avère rapidement être le meilleur investissement : chaque étape anticipée multiplie vos gains de temps à l’utilisation. L’automatisation remplace les routines répétitives et rend les démarches comptables rapides, fluides et beaucoup plus agréables.

Checklist : tous les réglages à faire pour une expérience 100 % efficace

✅ 1. Configurer votre administration avec précision

Configurez votre plan comptable, vos taux de TVA ainsi que vos journaux : une structure bien pensée fait toute la différence. Pour ce faire, n’hésitez pas à vous aider de votre comptable. Dès lors, Exact Online associe automatiquement les bons comptes à chaque opération, simplifie les imputations et élimine les allers-retours manuels.

• Plan de comptes : adaptez la structure à votre activité et à vos besoins analytiques.
• TVA : enregistrez bien tous les taux nécessaires.
• Journaux : créez-en pour chaque type d’opération récurrente ou spécifique.

✅ 2. Associez les groupes articles à leurs comptes comptables

Gagnez en rapidité : rattachez chaque groupe d’articles à son compte comptable dès le départ. À la création de la facture, l’imputation proposée est toujours juste et immédiate, sans intervention supplémentaire. De plus, chaque article utilisé dans une facture utilise le compte comptable de son groupe d’article. Toutefois, si vous avez des cas spécifiques, vous pouvez paramétrer un compte comptable pour un seul article. Celui-ci est alors prioritaire par rapport au groupe d’articles.

✅ 3. Complétez systématiquement les contacts clients et fournisseurs

Prévoyez dès maintenant un maximum d’informations dans chaque fiche : plus une fiche tiers est détaillée, plus Exact Online automatise la suite. Utilisez la recherche via GRAYDON et le n° de TVA pour ajouter un nouveau tiers : le remplissage automatique fait gagner un temps précieux et réduit les erreurs.

✅ 4. Préparamétrez les comptes comptables à utiliser fréquemment

• Sur la fiche tiers : renseignez le compte habituel pour chaque partenaire.
• Ou mieux : créez des modèles d’écritures pour automatiser plusieurs comptes à la fois, directement accessibles via l’onglet Données de base > Comptabilité > Modèles d’écritures.

Avec ces modèles prêts, vos écritures récurrentes deviennent quasiment instantanées.

✅ 5. Organisez axes analytiques et centres de coûts dès l’intégration

Définissez vos axes : par service, département ou projet. Exact Online propose des outils puissants de gestion analytique pour analyser vos résultats et ventiler automatiquement vos postes. Une bonne configuration offre un pilotage précis sans surcharge de travail.

L’automatisation, adaptée à chaque type d’écriture

📥 Achats : visez l’ultra-simplicité

• Importation automatique par boîte email dédiée : Désignez une boîte mail exclusivement pour vos factures d’achat dans Exact Online. Les factures reçues sont importées instantanément : plus besoin de ressaisie.
• Recevez vos factures PEPPOL sans effort : Quand un fournisseur émet une facture sur le réseau PEPPOL, Exact Online l’importe d’office dans votre système. Vous n’avez rien à manipuler : la transmission et l’enregistrement se font de manière totalement automatisée.
• Activez le scan intelligent , la reconnaissance automatique fait tout pour vous : Utilisez le module de scan & reconnaissance pour que chaque facture reçue soit lue, analysée et préremplie par Exact Online. Vous vérifiez, validez, et votre écriture comptable s’enregistre en quelques clics.

📤 Ventes : standardisez et envoyez vos factures à votre image

Créez vos modèles de factures (layout de factures) à l’avance. Lors de chaque nouvelle facture de vente, vous créez automatiquement et simplement un document professionnel, prêt à l’envoi et fidèle à votre identité graphique. Vous gagnez du temps tout en garantissant une présentation irréprochable.

Une configuration, des bénéfices qui se multiplient

⏱️ Economies de temps spectaculaires

Du paramétrage initial découle une saisie des factures plus rapide : certains modules automatisés réduisent la charge de travail de près de 90 %. Traitez un volume conséquent en un temps record, tout en minimisant les interventions manuelles.

🎯 Exactitude et fiabilité systématiques

L’automatisation réduit drastiquement les erreurs d’imputation. Les informations circulent de façon cohérente, vos règles comptables sont appliquées à la lettre, et chaque opération suit le schéma voulu sans risque d’oubli.

🔄 Des workflows sans accroc

Enchaînez réception, validation, affectation analytique et comptabilisation sans rupture : tout se synchronise automatiquement, chaque donnée est exploitée là où elle permet le plus d’efficacité.

Lancez votre transformation dès maintenant

La réussite commence avec une administration bien pensée. Plus vous anticipez, plus vous libérez de temps pour la croissance. Exact Online fait de l’automatisation la nouvelle norme et transforme votre gestion comptable en moteur de développement. Et pour bien configurer votre administration dès le départ, nous sommes ravi de pouvoir vous conseillez.

👉 Investissez dès aujourd’hui dans une configuration intelligente : vos semaines de travail s’en trouveront allégées pour de bon.