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Clearfacts : Envoyez automatiquement vos factures à votre comptable
La transmission automatique de Clearfacts permet d’envoyer vos factures et documents à votre comptable sans avoir à vous connecter manuellement dans votre portail. Gagnez du temps et simplifiez vos échanges comptables grâce à un transfert automatisé et sécurisé.
Envoi automatique depuis vos canaux préférés
Que vous déposiez vos factures par e-mail, via Dropbox, l’application mobile Clearfacts ou tout autre canal d’importation, elles peuvent être transmises automatiquement à votre comptable.
Dès qu’un document arrive dans votre portail, la fonction Transmission automatique le redirige instantanément vers la boîte électronique « En traitement » du cabinet comptable. Vous n’avez aucune action supplémentaire à effectuer.
Des adresses e-mail uniques pour chaque type de document
Clearfacts génère pour vous des adresses dédiées à l’import des documents :
- Une adresse e-mail pour les factures d’achat
- Une autre pour les factures de vente
- Et une troisième pour les documents divers
Clearfacts envoie chaque document à ces adresses. Le système les prend immédiatement en charge et les transfère automatiquement au bon interlocuteur, selon votre configuration.
Personnalisez vos règles d’envoi automatique
Vous pouvez affiner les paramètres de transmission automatique selon vos besoins :
- Par canal d’entrée : activez le transfert uniquement pour certains canaux (ex. e-mail ou mobile).
- Pour les fournisseurs connus : les factures des fournisseurs déjà encodés sont directement transmises, tandis que les nouveaux fournisseurs restent à valider.
- Pour les clients connus : même principe que pour les fournisseurs, vos clients habituels bénéficient d’un envoi automatique immédiat.
- Pour des partenaires spécifiques : sélectionnez précisément les clients ou fournisseurs dont les documents doivent être relayés instantanément au comptable.
Ces critères vous offrent un contrôle total sur l’automatisation, tout en maintenant la rigueur de votre processus comptable.
Optimisez la sécurité grâce à la liste blanche
Pour une gestion encore plus fiable, vous pouvez établir une liste blanche d’expéditeurs autorisés.
Seules les adresses e-mail figurant dans cette liste pourront déclencher la transmission automatique, garantissant ainsi une sécurité renforcée et une meilleure traçabilité des échanges.
Compatible avec plusieurs journaux comptables
Si votre comptabilité est organisée en plusieurs journaux, Clearfacts adapte l’envoi automatique à cette configuration.
Chaque journal dispose de ses propres adresses e-mail, ce qui permet de gérer distinctement les types de factures d’achat et de vente. La transmission automatique sélectionne automatiquement l’adresse appropriée selon le type de document.
Transfert automatique des fichiers téléchargés
Vous pouvez désormais transmettre automatiquement à votre comptable les fichiers que vous déposez manuellement dans votre portail.
Vous profitez ainsi d’une automatisation complète, quel que soit le mode d’importation de vos documents.
Une collaboration simplifiée entre client et comptable
Grâce à la transmission automatique Clearfacts, vos documents sont envoyés à votre comptable sans aucune intervention manuelle de votre part.
Cette automatisation réduit les délais de traitement, élimine les oublis et assure un flux continu d’échanges.
Résultat : une collaboration plus fluide, plus rapide et plus efficace entre votre entreprise et votre cabinet comptable.
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